アイコン 研修資料を
ダウンロード
  • オンライン研修
2021.08.30
  • オンライン

オンライン飲み会の費用は経費にできるの?会計処理時の条件を解説

新型コロナウイルス感染拡大の影響で、オンライン飲み会を行う人が増えました。人によっては飲食店に集合する飲み会がなくなり、全てオンライン飲み会に移行したケースもあるかと思います。こうした背景から、オンライン飲み会の費用を経費として計上したいと思っている企業もあるのではないでしょうか。

しかし、経費にできるか否かは、オンライン飲み会を実施したときの状況によって異なります。経費の計上が認められていないにも関わらず会計処理してしまうと、脱税となり税務署からペナルティを課されることもあります。それを防ぐ意味でも、正しい経費の計上方法を覚えておくことは大切です。
そこで今回は、オンライン飲み会の費用を経費にできるかを紹介しながら、会計処理時の条件についても解説します。会計の知識がなかったり、確定申告の処理が不安だったりする人は必見です。

オンライン飲み会の費用を経費にできるかは状況によって異なる

オンライン飲み会の費用は、全て経費にできるわけではありません。はじめに、経費にできるパターンとできないパターンの違いを紹介します。

経費にできるパターン

経費にできるパターンは、事業に関係する支出であることです。

  • 社員の懇親会として、飲み会を開催した
  • クライアントとの打ち合わせで、飲み会を開催した
  • オンライン飲み会専用のサービスを開発するために開催した

上記の事象は事業に関係する飲み会なので、経費にできるパターンと言えます。

経費にできないパターン

逆に経費にできないパターンは、事業に関係しない支出であることです。

  • プライベートの知人との飲み会
  • 久々に家族と身内話をしたくて、飲み会を開催した
  • 暇だったから、とりあえず開いた

上記の事象は事業と関係しない飲み会なので、経費には計上できません。

オンライン飲み会を経費とするときの勘定科目は複数ある

オンライン飲み会の費用を経費として計上するときに使える勘定科目は、主に3種類あります。ここでは、その種類を紹介します。

接待交際費

接待交際費とは取引先との懇親を深めたり、関係性を繋ぐために接待したりするときに該当する勘定科目です。「クライアントとの親睦を深めるために飲み会費用を負担する」のは、接待交際費として計上できます。ちなみに仕訳を入力するときは、下記の内容で処理します。

.Aクライアントとの親睦を行うために、オンライン飲み会費用5000円を現金で支払った

借方:接待交際費5000円 貸方:現金5000円

仕訳帳に記入するときは、上記の仕訳内容にて記録します。ただし、接待交際費を計上できる金額の上限が決まっている場合もあるので、確認してから計上しましょう。

会議費

会議費は、主に取引先や事業関係者と仕事などに関する会議をするときに発生した費用を計上する勘定科目です。「飲み会を開きながら仕事の打ち合わせをする」のは、会議費として計上できます。こちらも、仕訳の例を見てみましょう。

.仕事の会議を行うために、オンライン飲み会費用1万円を現金で支払った

借方:会議費1万円 貸方:現金1万円

会議費も接待交際費と同様の形となります。

福利厚生費

福利厚生費とは、会社の従業員が福利厚生として使用したときに発生する勘定科目です。「従業員にやる気を出してもらうためにオンライン飲み会を開く」のは、福利厚生費として計上できます。こちらも仕訳例を見てみましょう。

.従業員たちにやる気を出してもらうため、オンライン飲み会費用1万円を現金で支払った

借方:福利厚生費1万円 貸方:現金1万円

こちらも、接待交際費・会議費と同様の形で仕訳をします。

オンライン飲み会の費用を経費精算するときの処理方法

ここではオンライン飲み会の費用を経費精算するときの処理方法を3つのステップに分けて紹介します。

ステップ①:発生した費用の領収書やレシートを保管する

領収書やレシートを保管しましょう。その際、どのような理由で発生した費用か紙に書いておくことが大切です。たとえばクライアントと会議をしたのであれば、以下のことをレシートなどの裏に書いておきましょう。

  • 会議をしたクライアント名
  • 会議の内容
  • 参加人数(名前入り)

上記の内容を記載しておけば領収書やレシートを見たときに、なぜ発生したのかが分かります。なお、領収書やレシートを保管するときは以下のことに気を付けましょう。

字が消えないように保管する

領収書やレシートの保管方法が雑だと、書いてある内容が消えてしまいます。たとえばレシートの場合は、印字されている面を太陽の光に当てると字が消えやすくなるので、暗い場所に保管したほうがいいです。
記載内容が消えてしまうと、経費として計上すべき内容が分からなくなるので会計処理が面倒です。場合によっては税務調査があったときに、経費として認めてもらえなくなるので気を付けましょう。

保管期限に気を付ける

領収書やレシートは、一定期間保管をしなければいけません。たとえば青色申告を行う場合は、最大で7年間の保管が義務付けられています。いくら帳簿に経費の詳細を記載していたとしても、領収書やレシートがなければ経費として認められません。そのため、期限が来るまでは保管しておきましょう。
最近では税務署から許可を取れば、領収書やレシートをPDFやクラウド上で保管できます。紙媒体で保管するのが難しい企業は、その制度を活用するといいでしょう。

年度ごとに保管しておく

年度ごとに保管する理由は、会計処理の効率化です。経費は年度ごとに、金額を合計します。2020年度に発生した経費であれば、2020年度の決算として計上しますし、2021年度に発生した経費であれば、2021年度の決算に計上します。
年度ごとに分けておけば、確定申告の作業をするときがラクになります。また確定申告後に経費の内容を確認したいときも、年度ごとに資料が分かれていて見つけやすくなるので便利です。ファイリングして綴じるときは、外から見えるように年度が書いてあるラベルを付けておくといいでしょう。

ステップ②:仕訳を入力

次に仕訳を入力します。仕訳の入力例は前述で紹介した通りです。なお仕訳を入力するときは、以下の内容を記載しましょう。

日付

取引が発生した日付を入力します。たとえば2020年8月1日に行った会議費用であれば、シンプルに「2020/8/1」と入力するといいでしょう。なお記載する日付の基準は、実際にその事柄が起こった日に統一することが多いです。実際に例を見てみましょう。

.2020121日に会議費で計上するオンライン飲み会の費用を10万円前払い。その後202121日にオンライン飲み会を実施したときの仕訳

2020年12月1日

借方:前払金10万円 貸方:現金10万円

2021年2月1日

借方:会議費10万円 貸方:前払金10万円

オンライン飲み会の費用を2020年に前払いした場合でも、実際に会議をしたのは2021年です。したがって2021年の経費になります。支払った日が経費となるとは限らないので、気を付けましょう。

勘定科目

勘定科目とは、仕訳の内容を示すときに記載する科目のことです。前述で紹介した「接待交際費、会議費、福利厚生費、現金、前払金」などが該当します。勘定科目は「資産・負債・純資産・費用・収益」の5種類に分類されますが、経費を計上するときは必ず「費用」の勘定科目を使用します。

金額

実際に使用した金額を載せます。ただしプライベート兼仕事上の飲みだった場合は、使用した金額の一部を計上します。10万円のうち70%を計上するのであれば7万円を経費、3万円をプライベートの費用(事業主貸)として計上するイメージです。
もちろん、完全に仕事関連の飲み会だった場合は、費用を丸々経費として計上できます。

概要

その仕訳が発生した概要も書きます。たとえばオンライン飲み会を通じて会議を行った場合は「A社の〇〇様と、Bプロジェクトに関する打ち合わせ」と載せるイメージです。クライアント名と担当者、打ち合わせの内容を載せておくといいでしょう。

ステップ③:損益計算書に反映させる

仕訳の入力が終わったら、損益計算書に反映させます。損益計算書とは、対象期間の費用と収益の合計額を記載した表のことです。この表は確定申告のときに必要となるため、作っておかなければいけません。
ちなみに損益計算書と似た表で「貸借対照表」と呼ばれる表もありますが、こちらは「資産・負債・純資産」に該当する金額しか反映できませんので、経費として計上できません。

オンライン飲み会の経費計上をラクにする方法

オンライン飲み会の経費がたくさんあると、経費精算するのが面倒になることもあります。その場合は、ラクできる方法を使うのもアリです。最後にラクに経費精算する方法を2つ紹介します。

操作が簡単な会計ソフトを使う

操作が簡単な会計ソフトを使うと、作業が捗ります。たとえば、以下のような会計ソフトを使うとラクです。

仕訳の内容を自動で損益計算書に反映してくれる

仕訳を入力すると、自動で損益計算書に反映される会計ソフトは手間を軽減できます。なぜなら自身で損益計算書に金額を入力する必要がないからです。この機能があれば、誤った金額を損益計算書に載せなくて済みます。損益計算書の精度を上げるために役立つ機能と言えるでしょう。

仕訳が半自動で入力される

仕訳が半自動で入力される機能がついた会計ソフトも便利です。「口座やクレジットカードの引き落とし内容を会計ソフトに反映させて勘定科目を推測してくれる」「レシートの画像を読み取って勘定科目を推測してくれる」など、仕訳処理を簡略化してくれる機能があると作業時間の短縮に繋がります。

操作方法が簡単

操作方法が複雑なものもあれば、簡単に操作ができる会計ソフトもあります。会計について詳しくない場合、簡単に操作できる会計ソフトのほうが使いやすいです。経費の計上をしたことがない人向けに会計ソフトもあるので探してみるといいでしょう。

税理士に任せる

自分で経費の計上ができない場合は、税理士に任せるのもアリです。税理士資格を持っている人に確定申告の代行を依頼するのは、法律上認められています。なお、税理士に任せるときは以下のことに気を付けましょう。

専門分野

一口に税理士と言っても、得意分野は異なります。たとえば、所得税法や消費税法に関して長けている人もいれば、酒税や関税など確定申告と関係ないジャンルに長けている税理士もいます。確定申告以外の分野に長けていても意味がありません。さまざまな知識を持っている税理士を選びましょう。

金額

税理士へ支払う金額も確認しましょう。支払う金額は、依頼する税理士によって異なります。安い場合であれば毎月1,2万円程度で済みますが、高額になれば10万円を超える場合もあります。しかし月額料金が安い税理士へ依頼すればいいのかと言うと、一概に肯定できません。
なぜなら税理士によって料金形態が異なるからです。月額料金を支払えば「仕訳の記帳・損益計算書の作成・確定申告の代行」を全て行う税理士もいれば、確定申告の代行のみ月額料金とは別に請求する税理士もいます。よって「月額料金が安い=お得」とは言い切れません。したがって税理士へ頼む作業内容を決めた上で、料金の確認をしたほうがよさそうです。

相談頻度

節税など確定申告関連で税理士に相談するケースもあります。しかし税理士によって相談できる回数が違うので、注意が必要です。たとえば、月額顧問料が毎月3万円の税理士と言っても「A税理士は3カ月に1度」、「B税理士は毎月1回」、「C税理士はいつでもOK」というように、税理士によって異なります。自分が相談したいと思っても、相談できないケースもあるので気を付けたほうがいいでしょう。

まとめ

オンライン飲み会の費用を会計処理したり、経費精算したりするときの方法を紹介しました。店で集まって行う飲み会とは状況が異なるので、オンライン飲み会を経費として計上できないと考えた人もいるでしょう。
しかしオンラインで実施したとしても、仕事との因果関係を示しておけば経費として計上できます。プライベートの費用ではないことを証明すれば問題ありません。ぜひ経費を上手く活用して、節税を行ってみてください。

ビジネスゲーム研修.comでは、研修のお役立ち情報や、体験型研修の事例をご紹介しています。オンライン研修やチームビルディング研修をお探しの方は、ビジネスゲーム研修.comにお任せください。

目的から探す

オンライン研修

アクティビティ研修

人気の研修事例記事

研修事例記事一覧

タグ

オンライン研修・アクティビティ研修について
お気軽にお問い合わせください。