研修運営時のポイントや注意点を確認！おすすめ研修代行サービス会社も紹介

研修運営は大役です。任されたら緊張しますよね。はじめての研修運営を成功させて、受講者に満足して帰ってもらいたいものです。

そこで本記事では研修運営時のコツや注意点を解説します。おすすめしたい研修代行会社情報とあわせてぜひお読みください。

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研修運営時のポイントを確認

研修の運営サイドに立つ場合、以下のような注意点を念頭に運営に当たりましょう。

フィードバックを反映する

研修は基本的に前年度の内容を改善し、次年度につなげていく必要があります。そのためには研修後に効果測定を実施して、受講者からフィードバックを得ることが有効です。受けたフィードバックは適宜研修の内容に反映しましょう。

研修後の振り返り時に次回の準備リストを作成する

研修後の振り返りでは、次回の準備リスト作成も合わせてやっておきましょう。

振り返りおよび準備リストの作成においては、イレギュラー対応を翌年に持ち越さないことがポイントです。研修当日はどんなに入念な準備をしても不測の事態やトラブルが発生するもの。たとえば追加の資料配布の必要性に迫られ、コピーのために近くのコンビニに駆け込んだり、急病人の対応で救急車を呼んだりといったケースが想定されます。

同じ事態に見舞われた時に焦らないよう、トラブルの内容と、どのように対応して事なきを得たのか記録しておきましょう。

質問や意見は都度書き留めておく

研修の質を向上させるには、アンケートやテストなどを用いた効果測定だけでなく、受講者からの小さな質問も記録に残しておくことが大切です。

苦情やクレームに満たないちょっとした質問にも研修を改善するヒントは隠れています。後でメモしておこうと思うと高確率で忘れるので、質問や意見は即座に記録することが重要です。

会場の環境は参加者の観点で考える

会場の環境は研修満足度を左右する重大なポイントです。研修会場が暑かったり寒かったりすると、受講者に多大なストレスが生じます。研修や講師の質がどんなに素晴らしくても、心地いい環境が無ければ、受講者はいい研修だと感じないでしょう。

環境の阻害要因としてよくあるのが、ホワイトボードやプロジェクターの映像がよく見えないパターンです。参加者の視点に立った会場設営を行えば、このようなトラブルは防げます。

グループ編成にも気を配る

ランダムに座った席順をもとにグループ編成を決めていませんか？グループ編成の巧拙も研修の成否に影響します。

一般的に適切なグループ人員の数は4～5人です。これ以上多いと発言を一切しない人が出てきます。反対にこれより少ないと多様な意見を救い上げられない可能性があります。

また人数のみならず編成にも気を配るべきです。同程度の役職や年齢の人達を一つのグループに編成するのは適切ではありません。グループ内にさまざまな属性の人が混在していた方が、多様な立場や価値観から異なる意見が出る可能性が高く、活発な議論が促されるためです。

研修の案内ツールはフル活用

「せっかく開催を案内したのに受講者が全然集まらない……」そんな悲惨な事態を防ぐためには、研修の案内ツールをできるだけ多く利用することが効果的です。掲示板に貼るチラシ、イントラネットでの案内、メールでのリマインドなどが考えられるでしょう。他にも社内コミュニケーションツールを導入しているなら、そちらで案内するのも効果的です。

また意外に効果的なツールが「電話」です。人事から各課の管理職にダイレクトコールすれば、各部署の上司から部下へ研修の参加を促せます。

情報の「共有」と「確認」を徹底的に

研修運営では、研修情報や受講者情報、準備書類・提出書類に係る情報など、管理すべき情報が多岐に渡ります。当然、情報漏洩は許されません。

情報漏洩を防ぐためには「共有」と「管理」が重要です。「共有」とは、たとえば情報共有用の名簿の作成が挙げられます。誰からどんな情報の提供を受けたか都度記入していき、それさえ見れば最新の受講者情報を確認できるものです。みなが同じ名簿を見るので、必然的にチェックの目が厳しくなり、記載漏れなどのミスが発生する確率を減らせます。

また情報漏洩の予防に徹底した名簿管理が重要なのはいうまでもありません。

共有した資料は、研修当日まで繰り返し確認を行います。確認しすぎても不都合は生じないので、ダブルチェックやトリプルチェックを行い監視の目を光らせましょう。

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