オンライン研修でMicrosoft Teamsを使う際のコツと注意点

オンライン研修でWeb会議ツールを利用する際には、Zoom、Microsoft Teams、Cisco Webexなどがおすすめです。今回は、Microsoft Teamsの概要、やり方、特徴について紹介します。

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Microsoft Teamsの概要

オンライン研修で役立つMicrosoft Teamsの仕様や機能を以下にまとめます。

会議用URLの発行…〇
アカウントの登録…ホストのみ必要
ゲストのブラウザからの参加…〇
ゲストユーザーのログイン…不要
チャット機能…〇
画面共有機能…〇
ホワイトボード機能…〇
背景加工…〇
同時接続最大人数…300人（Office365E3は最大1万人）
接続時間制限…60分～（有料プランは24時間）
セキュリティ対策…暗号化通信

Microsoft Teamsは、会議用URLの発行、チャット機能、画面共有機能、ホワイトボード機能、背景加工機能などの機能が充実しています。また、Web会議で同時に接続できる人数が最大1000人と、300人を超える大人数でもオンライン研修を実施できます。その他、グループチャット機能、参加者全員が同じ部屋にいるような感覚でコミュニケーションを図れる「Togetherモード」などの機能もあります。

また、Microsoft Teamsはマイクロソフトコーポレーションが提供するMicrosoft 365アプリケーションの一部です。そのため、WordやExcelなどのMicrosoft OfficeのファイルをWeb会議中に編集できます。
オンライン研修でMicrosoft Officeの各種ツールの操作方法をレクチャーしたり、グループワーク中にファイルを編集して更新したりでき、非常に便利です。

多機能なツールではありますが、Microsoft Teamsはデバイスの環境によっては動作がやや遅いと感じる可能性があります。利用の際には、事前に動作チェックを行っておくことをおすすめします。

Microsoft Teamsのやり方

Microsoft Teamsは無料でも使用できますが、Microsoftのアカウント登録をする必要があります。以下では、アカウントの作成方法、ミーティングの設定方法について紹介します。

アカウント作成方法

「無料でサインアップ」⇒Microsoftアカウント作成、「Windowsアプリをダウンロード」

Microsoft Teams公式ページのファーストビューの左下にある「無料でサインアップ」をクリックし、メールアドレスとパスワードを入力します。Microsoftアカウントを持っている場合には、既存のアカウントの登録情報を入力しましょう。入力後、登録したメールアドレスに認証コードが届くので、認証作業を行ってください。その後、プロフィール情報を入力すれば登録完了です。

Microsoft Teamsのアプロケーションをダウンロードすれば、ブラウザなしでツールを利用できます。種類はデスクトップ版（Windowsアプリ）、モバイル版、ブラウザ版（Webアプリ）の3種類。ブラウザ版でも操作は可能ですが、専用のアプリケーションをダウンロードしておくことをおすすめします。

ミーティングの設定方法

ツールバーの「会議」⇒「会議をスケジュールする」⇒ミーティングを設定する⇒「会議のリンクをコピー」または「メールで招待する」

Microsoft Teamsはオンライン会議用のミーティングを事前に設定できます。ミーティングを設定したら、「会議のリンクをコピー」でミーティング情報をオンライン研修の参加者に共有できます。

【オンライン研修向け】Microsoft Teamsのメリット

オンライン研修でMicrosoft Teamsを利用する場合のメリットについて以下にまとめます。

ツールの利便性が高い

Microsoft Teamsは、Web会議を行う上での利便性が高く、高機能なツールです。チャット機能、チームのメンバーやスケジュールの管理、ファイルの共有などが一元化されています。そのため、Microsoft Teams を単にWeb会議ツールとして利用するのではなく、管理ツールとして活用することも可能。また、オンライン研修の前後に資料の確認や共有をしたり、グループチャットだけでなくメンバーと個別にチャットを送ってコミュニケーションを取ったりできます。Microsoft Teamsは情報を管理しやすく、Web会議中以外にも活用できるツールなのです。

オンライン研修と業務を紐付ける場合には、Microsoft Teamsが適しているといえます。他のWeb会議ツールでも会議中のチャットは可能ですが、ミーティング終了後に読み返したり、ファイルをダウンロードしなおしたりすることにはあまり適していないツールもあります。その点、Microsoft Teamsはミーティングの前後にもチャットやファイルの送受信を行えるため、オンライン研修の前後のコミュニケーションを円滑化できます。

Microsoft Officeとの連携機能がある

Microsoft Teamsは、マイクロソフトコーポレーションが提供するMicrosoft Officeの各ツールと連携し、通話をしながら多数の参加者で同時に編集を行えます。また、Office365を利用していれば、Plannerによるタスク管理や、Formsによるアンケートの実施なども可能です。マイクロソフトコーポレーションのツールを多数利用している場合には、Microsoft Teamsと連携させてさらに利便性を高められます。

Microsoft Teamsとマイクロソフトコーポレーションの各ツールを連携することで、利用するツールを減らせます。たとえば、ChatworkやSlackなどのチャットアプリを複数使用しているがスケジュールの管理にはGoogleカレンダーを利用しているなど、用途に合わせて複数のアプリケーションを使用している場合には、Microsoft Teamsに一元化することで利用するツールを減らせます。

簡単操作の画面共有機能

Microsoft Teamsは、会議中にデスクトップ画面全体、特定のブラウザやアプリケーションやファイルを画面共有できます。画面共有機能を利用すれば、資料や動画などを参加者全員が同時に見ることができ、オフラインのセミナーのように進行することが可能になります。

ブレイクアウトルーム機能でグループ分け

2020年12月9日より、Microsoft Teamsのブレイクアウトルーム機能の一般提供が開始されました。ブレイクアウトルーム機能とは、通話に参加している人をグループ分けする機能です。ブレイクアウトルームの参加者を割り当てるだけで簡単に分けられるのが特徴。ホストは各ブレイクアウトルームに一斉にメッセージを送れるため、オンライン研修をスムーズに進行できるでしょう。

Microsoft Teamsでブレイクアウトルーム機能を使用場合、Teamsクライアントにて設定を行う必要があります。「設定」、「一般」の「新しい会議エクスペリエンスをオンにする」にチェックを入れ、Teamsクライアントを再起動します。使用しているMicrosoft Teamsのバージョンが古い場合にはブレイクアウトルームを使用できない可能性があるため、事前に最新版に更新しておくことをおすすめします。ブレイクアウトルームの割り当てを行うには、Teams会議を開始してからブレイクアウトルームを開き、参加者の割り当てを行います。ホストは個別のブレイクアウトルームに参加できます。

まとめ

今回は、Microsoft Teamsの概要や使い方、メリットについて紹介しました。Microsoft Teamsは他のツールに比べて管理を一元化しやすく、企業で利用することに適しています。オンライン研修だけではなく業務全体で利用することで作業効率化や管理体制の構築に役立つツールといえるでしょう。

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