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2021.07.24

内定者研修で教えるべきビジネスマナーとは?テレワークにも対応可能な人材教育

white,mixed and japanese

新型コロナウイルスの感染拡大の影響で、多くの企業で導入されるようになったリモートワーク。

これから内定者研修でビジネスマナーについて教える場合には、ビジネスパーソンの基礎的なものに加え、リモートワークにおけるマナーも教えることが重要です。

この記事では、社外・社内向け、リモートワークのビジネスマナー、内定者研修で教える方法、注意点について紹介します。

ビジネスマナーとは

TPO; Wooden blocks with "Time Place Occasion" text of concept.

ビジネスマナーとは、ビジネスシーンの常識として認知されている基本的な振る舞いです。

仕事では、顧客や取引先の担当者などの対外的なコミュニケーション、社内の対内的なコミュニーションが発生します。それらのコミュニケーションを円滑に、かつ相手に不快な思いをさせずに取るためには、ビジネスマナーが欠かせません。

おもなビジネスマナーは以下のとおりです。

  • 身だしなみ
  • 挨拶・来客対応
  • 言葉づかい
  • 電話対応
  • メール対応
  • リモートワーク

リモートワークを行う企業や、Web会議で打ち合わせを行うことが増えたことで、オンラインで業務を行う際のビジネスマナーも知っておく必要性が高まっています。Web会議は面と向かってのコミュニケーションではないため、温度感も伝わりにくく、細かなマナーを守っていないと心象を悪くしてしまう可能性があります。

内定者研修の機会を有効活用し、リモートワークに関わるビジネスマナーについても教えておく必要があるでしょう。

株式会社IKUSAが提供する「リモ研」では、「リモ謎」によるチームビルディングに加え、リモートワークのビジネスマナーも学べます。興味のある方は、ぜひお気軽に問い合わせください。

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内定者研修で教えるべき対外的なビジネスマナー

The upper body and front of a business person who wears a tie, white background

内定者研修では、具体的にどのようなビジネスマナーを教えるべきなのでしょうか。まず、対外的なビジネスマナーから見ていきましょう。

身だしなみ

まずは髪型、スーツ、靴、ネクタイなどの身だしなみについてです。身だしなみ一つで印象が悪くなることもあり、入社前に基礎的なことを一通りきちんと教えておく必要があります。

とくに新卒内定者の場合には、身だしなみに対する意識が低い場合も。なぜ身だしなみを整える必要があるのか、それによってどのようなメリットやデメリットがあるのかまで丁寧に伝えましょう。

挨拶・来客対応

「株式会社○○の▲▲と申します」など、相手に対するあいさつの仕方や来客時の対応の仕方について教えます。

名刺交換もこれに含まれます。名刺交換一つとっても、基礎的な知識はあったとしても、名刺を相手のものよりも低い位置から差し出すなど、細かなマナーについては知らない内定者がいるかもしれません。

顧客や取引先の担当者などと接する際には、あいさつや来客対応が必須になるため、内定者研修できちんと教えておくことが重要です。

言葉づかい

「よろしくお願いいたします」「かしこまりました」「恐れ入ります」「申し訳ございません」など、ビジネスシーンで当たり前のように使用する言葉は多数ありますが、それについて十分な知識を得ていない内定者がいるかもしれません。

また、基本的な言葉づかいを知っていたとしても、使用することを控えたほうがいい「すみません」などの言葉については、知識として得ていない可能性もあります。

言葉づかいは顧客や取引先の担当者との信頼関係や、企業への印象などに影響します。言葉づかいが原因でイメージダウンしてしまわないように、内定者研修の機会を利用してきちんと教えておきましょう。

電話対応・メール対応

電話対応をマニュアル化している企業もあります。マニュアル通りの対応であれば簡単にできますし、内定者もすぐに対応できるようになる可能性があります。電話対応については、パターン化し、どのような場合にも対応できるマニュアルを用意しておくことが重要です。

また、メール対応についても電話対応と同様です。あいさつ、謝罪、連絡などの基本的なビジネスメールはマニュアル化できます。まずは基本を押さえておくことが重要なので、マニュアル化して基礎的な対応力を身につけてもらいましょう。

リモートワーク

リモートワークを認めている企業や、さまざまな状況により在宅勤務が義務づけられたりする場合には、Web会議で打ち合わせをすることもあります。そのため、リモートワークをする際のビジネスマナーも内定者に教えておくことが大切です。

顧客や取引先の担当者などとWeb会議を実施する際には、Web会議用のURLの取得や共有、当日の立ち上げ、参加許可、ビデオや音声のオン・オフ、背景画像の設定など、さまざまなことを行う必要があります。それらすべてにマナーがあり、きちんと押さえておかなければなりません。

内定者のなかには、オンライン飲み会などですでにWeb会議ツールを使用した経験がある人もいて、「基本的な操作には慣れているから」と思っている人もいるでしょう。しかし、ビジネスシーンでWeb会議ツールを使用する際には、ビジネスマナーを守らなければなりません。教育の時間を設け、正しく指導する必要があります。

リモ研」には、リモートワークに関連するビジネスマナー教育がプログラムに含まれています。内定者研修でリモートワークに関する知識を与えたい場合には、お気軽に問い合わせください。

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内定者研修で教えるべき社内のビジネスマナー

Abstract colorful shape on Business handshake concept on watercolor illustration painting background.

つづいて、対内的なビジネスマナーについて見ていきましょう。

他者に迷惑をかけないために必要なこと

企業では、他者と仕事の引き継ぎをしたり、分業をしたりする場合があります。引き継ぎの際にきちんと要点をまとめて伝えていないと、相手に迷惑をかける可能性があります。また、作業場が散らかっていたり、不十分な箇所があったりすると、次の工程を担う人の負担を大きくしてしまうこともあります。

仕事をする上では、他者に対して思いやりをもち、スムーズに仕事を進めやすいようにすることが重要です。しかし、内定者のなかには、他者のことを考えて仕事をするという意識が欠けている人がいるかもしれません。複数人で仕事をする場合には重要なポイントの一つなので、内定者研修できちんと指導しておくことが大切です。

ホウ・レン・ソウ(報告・連絡・相談)

報告、連絡、相談は、仕事をする上で基本的なコミュニケーションの一つです。なぜ報告、連絡、相談をすることが重要なのか、その理由を内定者に伝えることで、きちんとコミュニケーションが取れるようになる内定者が増えることが期待できます。

なかには、怒られるからと伝えにくいことを伝えずにいる人や、相談をせずに独断で行動してしまう人がいるかもしれません。基本的なコミュニケーションについては、教えれば誰でもできるかんたんなことの一つではあります。しかし実際は正しく行動できない人もいます。

そのため、きちんと報告、連絡、相談をすることの重要性やそうしなければならない理由まできちんと伝えることが重要です。

内定者に心構えを教えることが重要

A Japanese female businesswoman presenting at the office

「ビジネスマナーは形式的なもの」という認識を持っている内定者がいるかもしれません。しかし、ビジネスマナーは他者に迷惑をかけたり、不快な思いをさせたりしないためのもの。じつは形式的なものではなく、他者に対する思いやりの上に成り立つものでもあります。

内定者に対してビジネスマナーについて指導する際には、「こういうルールなので守ってください」と伝えるのではなく、「他者に対して思いやりを持ち、良好な関係を築くためにもルールを守りましょう」と伝えたほうが、内定者の意識向上に影響することが期待できます。

ビジネスマナーについて指導するということは、仕事に対する心構えを教えることでもあります。たとえば名刺交換のやり方を教える際にも、相手に対してどのような意識を持ち、行うことが重要なのかを伝えることが重要です。顧客や取引先の担当者と名刺交換をする場合には、相手との良好な関係を築いて売上増加や信頼関係の構築などに意識を持っていくことで、自然と相手を立てた行動を取れるようになるかもしれません。

ビジネスマナーを教える際には、マナーそのものをただ伝えるのではなく、なぜビジネスマナーを守ることが重要なのか、正しく振る舞うことでどのようなよいことがあるのかを含めて指導することが重要です。

内定者研修でビジネスマナーを指導する方法

True and false symbols accept rejected for evaluation, Yes or No on wood blogs on blue background.

ここからは、内定者研修でビジネスマナーを指導する方法についてお伝えします。

セミナー

ビジネスマナー講師を招いたり、社内の担当者に依頼をしたりして講義をしてもらう方法があります。ビジネスマナー講師は指導するプロなので、正しいビジネスマナーを教えられるでしょう。必ずしも外部から講師を招く必要はなく、社内にビジネスマナーに精通している社員がいれば、その社員が講義を行うのも一つの方法です。

ビジネスマナーを学ぶには、まずは知識として得る必要があります。講義を行うことで知識として学ぶことができるため、内定者に必要知識を与えられるでしょう。

OJT

OJTは、先輩社員が体験形式で指導する手法で。実際に研修で取り入れられることの多い手法です。座学で学ぶよりも実践的に理解できる可能性があり、また実体験で学ぶことで定着率が高まる場合もあります。

OJTを行うことで、先輩社員との関係構築になったり、内定者が疑問を持ったことをその場で質問して解決できたりすることも期待できます。ビジネスマナーについて教えても、実際にはどのようにすればよいのかまでは理解できないことも。内定者研修でビジネスマナーを指導する場合には、OJTが有効です。

グループワーク

グループワークは、プレゼンテーションや共同作業、ゲームなどを少人数のグループで行います。ビジネスマナーゲームでは、ビジネスマナーに関する問題を出し合ったり、グループ内で練習をしたりできるため、ビジネスマナーの定着率が上がります。

内定者研修では初対面の人も多く、先輩社員と接すると内定者が緊張しすぎてしまう可能性もあります。アイスブレイクを取り入れながらグループワークを行えば、リラックスして取り組みやすくなるでしょう。

内定者研修でビジネスマナーを教える際の注意点

Asian woman holding a heart shape box.

ここからは、内定者研修でビジネスマナーについて指導する際の注意点をお伝えします。

必要なビジネスマナーをすべて教える

ビジネスマナーはまず知識として得ておかないと、実践できません。「知らなかった」という理由でマナー違反をしてしまってはもったいないので、ビジネスマナーとして挙げられるものはすべて教えるようにしましょう。

ビジネスマナーについて指導する際には、ある状況を想定し、最初から最後まで教えることが有効です。たとえば、営業担当者として顧客訪問をする状況を想定するなら、企業入口の内線電話から、帰路につくまでの一連の流れを行うことで、それに関わるビジネスマナーを網羅できます。

座学だけでなく体験要素を取り入れる

知識として得ただけでは、必ずしも実践できるとは限りません。OJTやグループワークなどを行い、体験要素を取り入れることで、実践的に学べるようになります。

講義でビジネスマナーについて指導する場合であっても、そのあとに体験できる時間を設け、一度は内定者が実体験できるように配慮するとよいでしょう。

新しい生活様式に対応できるようにする

新型コロナウイルス感染拡大により、新しい生活様式になりました。リモートワークで業務を行うことを認めたり、打ち合わせをWeb会議で行うようになったりした企業もあります。そうした生活様式の変化に伴い、ビジネスマナーも増えつつあります。

リモ研」では、「リモ謎」でチームビルディングになる謎解きを行うだけでなく、リモートワークに関わるビジネスマナーについても学べます。ビジネスマナーも時代の変化に伴って、新しくしていかなければなりません。リモートワークにも対応できるビジネスマナーを学べますので、ぜひお気軽に問い合わせください。

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まとめ

A close-up of a Japanese businessman exchanging business cards

この記事では、内定者研修でビジネスマナーについて指導する方法や注意点について紹介しました。

内定者が社内・社外の人と気持ちよくスムーズに仕事ができるように、そして企業のイメージを損なうことがないように、内定者研修では教えるべきことを厳選してきちんと教えましょう。ぜひこの記事も参考に、内定者研修の内容を検討してみてください。

株式会社IKUSAでは、内定者研修に最適なオリジナルのアイスブレイクやチームビルディングをサービス提供しています。オンラインで実施できるものも多く、リモートワークに対応可能な研修プログラムなどの幅広いサービスがありますので、ぜひお気軽に問い合わせください。

東京私大経営学部卒のおとめ座。元板前サラリーマン。副業でライター・編集者として数千本の記事を制作し独立。だいたい色々書いている。Web漫画と馬と水の流れる音が好き。たまに料理人。まさかの既婚。ツイッター(@tomoshido)あります。

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