この記事の監修者

株式会社motch me

取締役

石野 太一

ビジネス上のコミュニケーションをとる上で「わかりやすく必要な情報を正しく伝える」というのは基本的なスキルです。組織内における「報連相（報告・連絡・相談）」でも、個人間、取引先との関係でも、相手に誤解を生まないような話し方、伝え方を心がける必要があります。

基本中の基本として押さえておきたいのが、「5Ｗ1Ｈ」を踏まえた話し方です。5Ｗとは英語でいうWhen、Where、Who、What、Why、そして1HはHowを指します。

本記事では、「5W1H」の概要、5W1Hを活用するメリット、活用することが適したビジネスシーンを紹介します。

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5W1Hとは

5W1Hとは、「When（いつ）」「Where（どこ）」「Who（誰が）」「What（何を）」「Why（なぜ）」「How（どうやって）」を明確にすることで物事を具体的に捉えたり伝えたりするためのフレームワークです。

ビジネスシーンにおける報告書・企画書、議事録、メール・チャットなどで情報を正しく伝達させるには、5W1Hを明確にして伝えることが重要です。

5H1Hの要素を以下にまとめて記載します。

• When…「いつ」 時間、日程、期間
• Where…「どこ」場所、空間
• Who…「誰が」担当者、対象者、属性など
• What…「何を」対象となる物事
• Why…「なぜ」原因・理由
• How…「どうやって」手段・方法

また、上記にHow much（いくら）を加えた5W2Hもあります。

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5W1Hを活用するメリット

ここからは、ビジネスシーンで5W1Hを活用するメリットを紹介します。

正しく効率よく伝えられる

5W1Hを明確にすることで、誤解が生じる可能性を低くすることができます。例えば、「納品書を確認してください」という指示をする際に、「納品漏れがある可能性があるので（Why）、今日中に（When）○○業者の（What）納品書を確認してください」のように5W1Hを明確にすることで、誤解が生じにくくなります。

また、5W1Hが明確になっていないと、伝えられた側（部下）が、伝えた側（上司）に対して質問・確認をする必要があり、効率が低下します。

物事を具体的に捉えて分析できる

5W1Hを明確にすることで、物事を具体的に捉えることができるようになります。そのため、5H1Hは分析をするためのフレームワークとしても活用されています。

5W1Hを活用して分析する際には、「いつ起こったのか（When）」「どこで起こったのか（Where）」「関係しているのが誰か（Who）」「問題は何か（What）」「なぜ起こったか（Why）」「どのようにして起こったか（How）」を明確にします。具体的に捉え、正しく分析することにつながります。

5W1Hを活用することが適したビジネスシーン

ここからは、5W1Hを活用することが適切なビジネスシーンを紹介します。

報連相

物事を正しく伝えることが必須となる「報連相（報告・連絡・相談）」では、5W1Hが欠かせません。相手に伝える前に5W1Hを明確にし、整理してから伝えることが大切です。

部下への指示

具体的な指示を出すには、5W1Hを明確にすることが必須となります。また、具体的な金額を明示する必要がある場合には、5W2Hを明確にするようにするとよいでしょう。

部下の心理的安全性が低いと、上司に対して質問できない場合もあります。誤解したまま進めることで大きなミスを引き起こすことになる可能性があり、生産性が低下する面もあります。部下が正しく理解できるように具体的な指示を出すことが大切です。

プレゼンテーション

プレゼンテーションでは、限られた時間のなかで、より多くの効果的な情報を相手に正しく伝えることが求められます。5W1Hを明確にすることで、聞き手が正しく理解することにつながります。また、プレゼンテーションの内容を考える際にも、5W1Hを活用することが効果的です。

まとめ

本記事では、5W1Hの概要、活用するメリット、活用シーンについて紹介しました。

5W1Hを明確にすることを意識することで、コミュニケーションの誤解を減らすことができます。報連相、指示、プレゼンテーションなどで5W1Hを活用しましょう。

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