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2021.07.16
  • チームビルディング

5W1Hって一体何?意味や使い方を紹介【ビジネスマン必見】

ビジネスマンとして活躍する上では、やはり基礎をしっかりと覚えておく必要があります。なかでも定番であるのが5W1Hです。コミュニケーションやメールなどさまざまなところで活用されています。

今回は、ビジネスマンとして覚えておくべき5W1Hの基本情報や使う際のポイントなどをご紹介。新社会人として働き始めた方や改めてビジネスマンとしての基礎をチェックしたい方は、ぜひ最後まで読んでみてください。

5W1Hとは?

5W1Hとは、「When」「Where」「Who」「What」「Why」「How」で成り立つフレームワークのこと。海外では「Five Ws」や「Five W’s and One H」などと呼ばれており、ビジネス以外に英語の文法として用いられることもあります。

Whenの意味

Whenは「いつ」という意味で、時間を表すものです。活用する際には時間以外に期限や頻度、順番などに置き換えられており、伝達内容の時間軸がWhenに当てはまります。時間を伝えることで、業務の流れや優先順位などが決めやすくなります。
特に期間限定のイベントや新商品を売り出すタイミングを考える上では、時間を表す「When」が重要です。

Whereの意味

Whereは「どこ」という意味で、場所を表すものです。空間や場面、販売ルートもWhereに含まれており、対象がある場所やプロジェクトを実現するための空間などを伝える際に使いま。
そのため、場所が重要となるようなことを伝えたい場合には、必ずWhereを欠かさないようにしましょう。

Whoの意味

Whoは「誰」という意味で、対象の人を表すものです。プロジェクトの担当者や消費者、リピーターなどに置き換えることも可能。マーケティングにおいては重要な部分であり、どのような人を狙って売り込むかによってPR方法やマーケティング手法が異なります。
そのため、マーケティング戦略で用いる際はWhoを重視しながら考えるといいでしょう。

Whatの意味

Whatは「何」という意味で、対象の物や事を表すものです。具体的には、プロジェクトのテーマや製品、サービスなど。もし分かりにくい物や事がWhatの対象ならば、分かりやすくするための工夫を考える必要があります。

Whyの意味

Whyは「なぜ」という意味で、原因や理由を表すものです。目的やゴール、社会的意義として置き換えることもありますが、問題が起きた原因や理由、プロジェクトを進める目的を考える上でWhyが重要です。
そのため、トラブルに対して5W1Hを用いるのであれば、Whyをメインに考えてみるといいでしょう。

Howの意味

最後のHowは「どのように」という意味。手段や方法を表しており、段取りや状態、フレームワークなどに置き換えることもあります。問題を解決するための方法や、目的の達成を目指すための手段などを考える際に重要な存在です。

5W1Hを取り入れることで得られる効果

5W1Hは各項目によって内容が異なりますが、実際に取り入れることでさまざまな効果をもたらします。とはいえ気になるのがその具体的な効果ではないでしょうか。

そこで、主な効果を2つピックアップしてご紹介します。

複数の視点で物事を捉えられる

5W1Hには、「いつ」「どこ」「どうして」など、さまざまな視点があります。そのため、複数の視点から物事を捉えることが可能。
例えば、会社で何らかのトラブルが起きた際、起きた時間や場所、原因などをチェックすることで、根本的な解決につなげる糸口が見つかりやすくなります。

伝えたい情報の趣旨を見失わなくなる

どんなことであれ、相手に伝える力は非常に重要なもの。しかし、うまく話がまとまっていないと「結局どういう意味なの?」と相手に思われることもあります。もしその経験があるならば、早速5W1Hを活用してみましょう。5W1Hを取り入れることで、伝えたい情報の趣旨を見失わなくなります。

例えば、上司に対して「あそこから納入したいと言われました」と漠然と報告するだけでは、何のことなのか把握してもらえないでしょう。伝えたい情報の趣旨が分からないため、上司としてはどうすればいいのか対応に困ってしまいます。

一方で、「昨日、取引先で担当者から自社の新商品の売り上げが好評であることから、さらに納入したいと言われました」という5W1Hを取り入れた報告はどうでしょうか。具体的な事が含まれているため、部下が伝えたいことがしっかりと把握できます。
伝えたい情報の趣旨を明確にすることで、何を伝えたいのかを見失うことがなくなります。

5W1Hを使う上でのポイント

5W1Hは誰でも簡単に使えるフレームワークですが、いくつかのポイントがあります。自分のものにするためにも、しっかりと覚えておきましょう。

目的に応じて順番を変える

上記の文で「昨日、取引先で担当者から自社の新商品の売り上げが好評であることから、さらに納入したいと言われました」という例文を用いましたが、くどいと思った方もいることでしょう。場合によっては、ここまで具体的に伝えなくても相手が把握してくれることもあります。その場合は、必要な部分だけ残して、ほかを削っても問題ありません。

そもそも、5W1Hは必ずしも順番通りに使う必要はなく、いらないものは省いてもOKなフレームワークです。むしろシンプルな内容のほうがさらに伝わりやすくなります。
もし5W1Hを取り入れるのであれば、各項目に無理やり情報を当てはめるのではなく、目的に応じて使うものを選んだり順番を変えたりして調整しましょう。

例えば、新商品を売り出すためのマーケティング戦略を考える場合、まず重要となるのが目的(Why)です。目的が決まれば、ペルソナの設定(Who)や売り出す時期(When)などを決めていきます。このように順番を変えた活用もできるため、プロジェクトの内容や伝えたいことに合わせて変化させましょう。

置き換えの選択肢を豊富に持っておく

When=時間」や「Who=誰」と考えることも問題ありませんが、それだけに囚われるのはよくありません。イメージを固定した状態で5W1Hを導入してしまうと、柔軟に物事を考えることができなくなってしまいます。だからこそ、置き換えの選択肢を豊富に持っておきましょう。

このことは、すでに5W1Hの基本情報を伝えた項目で触れています。例えば、Whenの場合は時間以外に期限や頻度、順番などに置き換えることが可能。Whoであれば、プロジェクトの担当者や消費者、リピーターなどに置き換えられます。置き換えの選択肢を豊富に持っておけば、5W1Hの効果をさらに引き出せます。

WhichWhomHow muchも加えてみる

5W1Hにプラスする形で、Which(どっち)やWhom(誰に)、How much(どのくらい)などを加えてみるのもおすすめ。これらを用いることで、さらに伝えたいことが明確化されます。難解なことを上司に伝える際や難しい問題が起きた際には、5W1H以外の考え方も追加してみましょう。

例として、取引先からこれまでよりも100個増やして納入してもらいたいことを上司に伝える場合、How muchを使うとよいでしょう。How muchは「どのくらい」という意味であり、金額や量などに置き換えることが可能。How muchを取り入れて具体的な数値まで上司に伝えることにより、どれだけ納入すればいいのか把握できます。

5W1Hはビジネスの基本!

今回は、5W1Hの基本情報や使う際のポイントなどを紹介しました。5W1Hはさまざまな場面で効果的なフレームワークであり、ビジネスマンとしては覚えておくべきものです。だからこそ、この記事を通じて5W1Hの意味や使い方を把握し、実際のビジネスでも活用できるようにしましょう。

 

参考サイト:

旅行系からビジネス系に至るまで、幅広いジャンルを執筆するWebライター。国内外を旅しながら、記事を書いています。

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