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2021.10.22
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懇親会における幹事の役割と仕事内容とは|盛り上がる企画をご紹介

 

  • 懇親会の幹事を頼まれたけど何から準備すればいいの?
  • 懇親会における幹事の役割を教えてほしい

 

このような悩みを解決します。

 

社内の恒例イベントとして実施される「懇親会」。その懇親会を支える「幹事」の存在は知っているけれど、実際に何をしているのか知らない方も多いかもしれません。懇親会を成功させるうえで、幹事は必要不可欠な存在です。

 

そこで、本記事では幹事を任された方に向けて、懇親会における幹事の役割から注意点、具体的な仕事内容まで詳しく解説していきます。

 

懇親会における幹事の役割とは

 

懇親会における幹事の役目は、「懇親会を成功に導くこと」です。そのために、準備段階から当日の運営、アフターフォローまで一貫して懇親会を支える必要があります。

 

幹事は懇親会の成功に向けて「企画力×計画性×入念な準備」が求められます。満足度の高い懇親会を開催できるかどうかは、幹事の力量に委ねられるでしょう。

 

懇親会での幹事の仕事内容

 

懇親会における幹事の仕事内容を「準備編」「当日編」「終了後編」に分けてご紹介します。

 

懇親会の準備における幹事の仕事内容

まずは、懇親会の「準備」における幹事の仕事内容をご紹介します。

 

懇親会の開催日を決める

最初に懇親会の開催日を決めていきます。開催日を決める際は、社内の重役(社長・取締役・部長課長)の出欠確認と、懇親会を開催する時間帯には特に注意しましょう。

 

懇親会を休日に開催する企業もありますが、「休日くらいゆっくりしたい」と考える社員が少なくありません。一般的に懇親会は平日の夜に開催するのが無難です。

 

場所決めと会場の手配

懇親会の日程が決まったら、続いて会場の手配を行います。懇親会当日の1カ月前には会場を手配することをおすすめします。

 

懇親会の会場で使いやすいのが、レストランや居酒屋です。また、懇親会の雰囲気によっては、スポーツバーやホテルの会場を手配する場合もあります。

 

会場選びのポイントは「予算と目的」です。「限られた予算のなか、懇親会で何を目的とするか」をあらかじめ考えたうえで、会場を選ぶと効率よく会場を決められます。

 

懇親会の食事内容を決める

会場の手配が終わったら、懇親会の食事内容を決めます。

 

食事は選んだ会場によって決まる場合もありますが、複数ジャンルから選べる場合は社内アンケートを実施するのもありです。アンケートを取る際は、「和食・中華・イタリアン」など料理のジャンルを複数提示して、好きなジャンルをいくつか回答してもらうと、人気のジャンルが把握しやすくなります。

 

また、予約時には詳細(滞在可能時間や人数変更、キャンセル期限など)を確認することも忘れないようにしましょう。

 

懇親会の内容を決める

いよいよ懇親会の内容を決めます。

 

懇親会の内容決めで重要なのは、おもに下記の3点です。

  • 社長・上司への挨拶依頼
  • 懇親会を盛り上げる企画(ゲームや余興など)
  • 参加者の席順

 

上記の中でも「社長・上司への挨拶依頼」はなるべく早めに行うことをおすすめします。懇親会の直前に依頼すると相手にも迷惑をかけてしまうため、2週間前には依頼しておくと安心です。

 

懇親会後の流れを確認しておく

幹事は懇親会が終わった後の計画も立てておく必要があります。具体的には、二次会の有無や内容はどうするのかなどを決めておきましょう。

 

二次会の参加者は当日にならないと正確には把握できないので、二次会会場の候補をいくつか決めておき、懇親会が終わるタイミングで予約を入れるのがベストです。

 

懇親会の当日における幹事の仕事内容

続いて、懇親会の「当日」における幹事の仕事内容をご紹介します。

 

会食時における社員への気配り

会食時における社員への気配りも幹事の役割です。

 

料理が適切に行き渡っているか、空いたグラスやお皿が残っていないかなど、全体を見渡して対応できるようにしましょう。また、具合が悪そうな社員や馴染めない社員を見つけたら声をかけられるといいですね。

 

懇親会で発生したお会計を済ませる

懇親会のお会計は終了後ではなく、途中で済ませておくのがベストです。タイミングとしては、中締めの挨拶と締めの挨拶の間がおすすめです。

 

散会後は、帰りの誘導や二次会の案内などで忙しくなることが予想されます。また。追加徴収が発生した場合に集金しやすいため、お会計は早めに済ませておきましょう。

 

帰りの誘導と二次会の案内

懇親会が終わったら、帰りの誘導や二次会の案内をします。参加者の帰宅経路はさまざまですが、電車なら最寄り駅、バスならバス停と発車時刻を事前に確認しておけば、懇親会終了後にアナウンスできます。

 

二次会を開催する場合は、中締めの挨拶後に参加者を募り、会場の予約を行います。懇親会が終わり次第、アナウンスをして、外で待機してもらいましょう。

 

散会後の会場チェック

最後に会場のチェックを行うのも幹事の役割です。チェックの際は忘れ物がないかどうかを入念に確認するといいでしょう。

 

特に、テーブルやイスの下で携帯電話や小物類などの落とし物を発見する場合が多いです。

 

懇親会が終わった後に幹事がやるべき仕事内容

最後に、懇親会の「終了後」における幹事の仕事内容をご紹介します。

 

懇親会の会計整理

懇親会後は会計の整理を行い、参加者へ会計報告を行います。懇親会費の内訳を開示することで、参加者も安心できるため、次の懇親会でも参加してもらいやすくなるでしょう。

 

会計報告では、場合によって返金or追加徴収も考えられます。懇親会後2~3日以内には会計整理を済ませられるようにしましょう。

 

参加者に対するお礼

参加者あっての懇親会なので、後日感謝の気持ちを伝えましょう。口頭が望ましいですが、難しい場合はメールでも問題ありません。

 

特に、挨拶をお願いした重役には、参加のお礼に加えて協力へのお礼もすることをおすすめします。

 

懇親会の幹事を引き受けるメリットとは

懇親会の幹事を引き受けるメリットは下記の3つが挙げられます。

 

情報収集能力が向上する

懇親会の幹事を引き受けることで、情報収集能力の向上が期待できます。

なぜなら、会場の選定から懇親会の企画まで、自分の望む情報を効率的かつ的確に収集する必要があるからです。懇親会で修得した情報収集能力は日頃の業務にも活かせられるはずです。

 

部署を越えた社員とのつながりが生まれる

懇親会の幹事を経験すると、普段は関わりのない社員とも交流できます。幹事を通じて得た人脈は、今後自分が困ったときに頼れる存在になるかもしれません。

 

また、社内の人間関係が広がることで、働きやすい職場づくりにもつながります。懇親会中に「幹事」という立場を利用して、多くの人と交流しましょう。

 

マルチタスクに強くなり仕事の要領が良くなる

幹事を経験するとマルチタスクに強くなり、結果として普段の仕事を効率的に進められるようになるでしょう。

 

懇親会の幹事は仕事が非常に多く、いくつもの作業を同時進行で取り組む必要があります。そんな状況下で工夫しながらこなしていくことで、仕事の進め方がわかるようになり、大きな自信につながるはずです。

 

オンライン懇親会を開催する場合のやり方とは

 

オンライン懇親会はオフラインと比較して、当日の流れはあまり変わりません。一方で、準備においてはオンライン特有の準備が必要になるため解説していきます。

 

Web会議ツールの準備

オンライン懇親会では会場を押さえる必要がないため、対面と比較すると準備は楽です。一方で、オンラインの場合はWeb会議ツールの選定が重要になります。

 

Web会議ツールの使用に慣れていない社員でも、直感的に使用できるツールを選ぶことが大切です。また、懇親会の企画に必要な機能が搭載されているかどうかも重要なポイントになります。

 

参加人数や懇親会の企画内容によって適切なWeb会議ツールを選択しましょう。

 

役割分担

特に、オンライン懇親会の場合は当日のファシリテーター(司会)が重要です。

 

オンラインの場合は対面よりもトラブルが多く、時間の管理が難しい傾向にあります。回線による映像の乱れや遅延なども考慮したうえで、柔軟に進行する必要があるでしょう。

 

懇親会の企画決め

オンライン懇親会の企画は、オンラインでも楽しめる内容を企画することが大切です。

 

オンラインの特徴として、会話のタイミングや雰囲気がつかみづらく、相手の表情がわかりにくい点があげられます。この特徴を考慮したうえで、社員が楽しく参加できるような企画を選びましょう。

 

また、オンラインの場合は時間にルーズになりやすいため、スケジュールの作成&共有は忘れないよう注意が必要です。

 

懇親会の食事の用意

オンライン懇親会では、各社員の自宅で食事を用意することになります。

 

各自で好きなものを購入して後ほど精算する方法もありますが、経費精算がたいへんです。そこで、オンライン懇親会では「食事宅配サービス」の利用をおすすめします。

 

「オンラインフードデリバリー」では、おいしい食事を全国各地のご自宅まで配送してくれます。経費精算を一括で管理できる点も魅力です。

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懇親会の幹事を成功させる上で大切なポイントとは

 

懇親会の幹事を成功させるうえで大切なポイントはおもに下記の5つです。

 

一人で抱え込まず仲間と幹事を行う

一般的に幹事に任命されるのは一人ですが、規模が大きい懇親会では仕事量が多いため、一人ではたいへんです。

 

そのため、補佐として2~3人ほど応援を募ることをおすすめします。懇親会の企画立案から会場手配、社員への連絡まで、準備の段階でもやるべき仕事が多いので、分担して取り組むことで幹事の負担を軽減できます。

 

懇親会の準備期間には余裕を持たせる

懇親会の準備は最低でも1カ月前から取り組むことをおすすめします。早い段階から準備に取りかかることで、懇親会の細部まで時間をかけられます。

 

特に、懇親会のリハーサルは念入りに行うといいでしょう。本番と同じ環境で、実際に時間を測ってリハーサルを行うことで、さらなる改善案が見つかるはずです。

 

マンネリ化しないようユニークな企画を考える

懇親会が社内の恒例イベントになっている場合は注意が必要です。毎回同じような内容の懇親会では、社員のモチベーションも上がらず、参加率の低下を招く恐れがあります。

 

懇親会を開催する際は、全員が楽しめる内容を企画したり、懇親会の目的を見直したりすることで、変化のある懇親会を心がけましょう。

 

懇親会に必要な事務作業を怠らない

懇親会にはいくつかの事務作業が発生します。具体的には、プログラムや参加者リストの作成&共有、参加者へ向けた案内状の手配などが挙げられます。

 

他の運営スタッフとの連携や、参加者への案内時に便利なので、事務作業も怠らないようにしましょう。

 

Web会議ツールや配信環境のチェックを行う(オンライン開催のみ)

オンライン開催の場合は、Web会議ツールや配信環境のチェックは必須です。

 

特に、配信環境に関しては、オンライン懇親会が快適に開催できるかどうかが決まる重要な部分になります。配信環境が悪いと、映像の乱れや遅延が発生しやすくなり非常にストレスです。

 

回線が安定している場合は無線LANでも問題ありませんが、当日の不安要素を払拭したい場合は有線LANが望ましいでしょう。

 

オフライン懇親会の企画におすすめの盛り上がるコンテンツ6

 

まずは、オフライン懇親会を盛り上げる企画6選をご紹介します。

 

チャンバラ合戦IKUSA-

チャンバラ合戦IKUSA-とは、「合戦」をテーマにしたチームビルディング型のアクティビティです。

 

ルールはかんたんで、「スポンジ製の刀で相手の命を切り落とす」というものです。しかし、相手チームに勝つためには「チームワーク×戦術」が大切になります。

 

「軍議」を通じて、仲間と勝つための戦略を練り、「合戦」で試す。実践で新たに発見した課題を改善するための策を、次の「軍議」で話し合い「合戦」で試す。チャンバラ合戦の中で自然とPDCAサイクルを回す経験を積めるでしょう。

 

企業研修はもちろん、社員同士の交流を目的とした懇親会などに非常におすすめです。

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謎解き脱出ゲーム

謎解き脱出ゲームとは「参加者自身」が物語の主人公になって、脱出に向けて仲間と協力しながら謎を解き明かすアクティビティです。

 

社内のコミュニケーションに不安を感じている方でも、謎解き脱出ゲームなら自然と会話が増え、組織の雰囲気づくりに最適です。また、体力を必要としないため、ベテラン社員と若手の交流機会の創出にもつながります。

 

懇親会では「ある会議室からの脱出」「燃え盛る本能寺からの脱出」「ある魔法学校からの脱出」の3種類から選べます。要望に合わせて、謎解きのカスタマイズや自社に絡めたオリジナルストーリの製作も可能です。

謎解き脱出ゲームの資料ダウンロードはこちら

 

マシュマロ・チャレンジ

懇親会で「社員同士の交流を増やしたい」と考えている方は、マシュマロ・チャレンジがおすすめです。

 

マシュマロ・チャレンジでは、限られたアイテム(乾麺パスタやマシュマロなど)を駆使して、自立可能なタワーをできるだけ高く作り上げます。

 

チームで協力するなかで、主体的な社員同士の交流や、PDCAサイクルを回す経験が味わえるでしょう。また、普段はあまり話さない社員ともマシュマロ・チャレンジを通じて会話ができるので、社内での人間関係を広げるきっかけになります。

 

必要なアイテムが入手しやすいので、ぜひ懇親会の企画としてマシュマロ・チャレンジを試してみてはいかがでしょうか。

 

マシュマロ・チャレンジを実際にやってみた動画はこちらです。

 

自分史プレゼンテーション

懇親会では「自分史プレゼンテーション」もおすすめの企画です。

 

普段はあまり関わることがない社員との交流のきっかけや、意外な共通点の発見につながるでしょう。また、自分の過去を振り返ることは自己理解や自己分析にも役立ちます。

 

懇親会の参加人数にもよりますが、一人10分程度を目安にプレゼンしてもらいましょう。人数が多い場合は、6人程度のグループに分かれるとより効果的な時間になります。

 

事前に紹介用のスライドを用意してもらうと、クオリティの高い自分史プレゼンテーションが実現できるでしょう。

 

Cooking Team Building Program

Cooking Team Building Programでは、仲間と協力して料理を作って一緒に食べることで、社員同士のコミュニケーションを深められます。

 

普段の職場環境から離れて、クッキングスタジオで「料理を楽しむ」非日常な体験が社員のモチベーションを高めてくれるはずです。

 

また、チーム対抗で料理の完成度を競い合うことで、役割分担やマネジメント能力、協調性など、仕事に必要な能力のブラッシュアップにつながります。最後には、作った料理をパーティのようにシェアしてみんなで食べれば、社員の親睦が深まること間違いなしです。

 

Cooking Team Building Programでは、下記の2つのプランがご用意されています。

 

  • お料理体験プログラム
  • チーム対抗プログラム

 

詳しくは、「Cooking Team Building Program 公式サイト」をご覧ください。

 

2030 SDGs(SDGsカードゲーム)

2030 SDGs」では、世界が掲げるSDGs17の目標達成に向けた取り組みが体験できます。

 

持続可能な社会の実現に向けて取り組む企業は、消費者や投資家からの関心も高いです。この先、企業が成長するには環境に配慮した「サスティナブルな活動」がカギを握るでしょう。

 

2030 SDGsを通じて、現代の企業に期待されているSDGsについて理解を深めながら、社員同士で楽しく交流してみてはいかがでしょうか。普段とは一味違った懇親会になるはずです。

 

懇親会で「2030 SDGs」を開催する方法は、おもに下記の2つのパターンがあります。

 

  • 自社で開催する方法
  • 公認ファシリテーターへ依頼する方法

 

自社で開催する場合は社員にファシリテーターになってもらう必要があります。計4日間(オンライン2日間・対面2日間)のファシリテーター養成講座を受講して、実技試験を修了します。

 

懇親会で気軽に「2030 SDGs」を開催したいなら、公認ファシリテーターに依頼するのがおすすめです。

 

詳しくは、「2030 SDGs 公式サイト」をご覧ください。

 

 

オンライン懇親会の企画におすすめの盛り上がるコンテンツ10

続いて、オンライン懇親会を盛り上げる企画10選をご紹介します。

 

リモ謎

リモ謎は「完全オンライン」で体験できる本格謎解き脱出ゲームです。

 

没入感のあるストーリーに沿った謎を、ビデオチャットツールを用いて制限時間内に謎を解き、脱出を目指します。

 

チームで協力して謎を解く過程で、社員同士のコミュニケーションが生まれるため、オンラインでも楽しめる満足度の高い懇親会が実現できるでしょう。

 

懇親会で「リモ謎」を実施するときは、次の4つのプランからお選びいただけます。

  • 閉ざされた電脳都市からの脱出
  • 燃え盛る本能寺からの脱出
  • 終わらないリモート会議からの脱出
  • 崩れゆく会議室からの脱出(防災謎解き)

 

また、オプションとして、謎1問からのカスタマイズや貴社オリジナルの謎解きゲームの製作、オンライン懇親会の司会進行など、さまざまなご要望に柔軟に対応できます。興味のある方はぜひお気軽にお問い合わせください。

リモ謎の資料ダウンロードはこちら

 

GoodNew(グッドアンドニュー)

GoodNewとは、最近あった「良かったこと」や「新しい発見」をグループ内で順番に共有していくアクティビティです。GoodNewは、おもに研修や社内イベントのアイスブレイクとして実施されることが多く、馴染みのない社員との交流のきっかけづくりに効果的といえます。

 

また、「良かったこと」や「新しい発見」「嬉しい出来事」など、ポジティブな体験を共有するため、社員の気持ちを明るく前向きにさせる効果が期待できるのです。

 

懇親会の企画の最初にGoodNewを通してグループの雰囲気を和ませてから、チーム対抗のゲームに取り組めば、より社員同士の仲を深められるでしょう。

 

ワードウルフ for オンライン

懇親会で盛り上がる企画といえば「ワードウルフ」が挙げられます。ワードウルフとは、「お題」について話し合うなかで、多数派とは異なるお題を与えられた少数派(ワードウルフ)を探し当てるゲームです。

 

オンライン上では相手の表情を読み取りづらいため、会話の矛盾に着目しなくてはならず、難易度は若干高めになります。一方で、人狼ゲームに比べてルールがシンプルなので、幅広い世代で楽しめるでしょう。

 

ワードウルフを通じて、社員同士の主体的なコミュニケーションが期待できます。

 

合意形成研修コンセンサスゲーム

コンセンサスゲームは、オンライン上でも社員の積極的なコミュニケーション機会を作り出せるため、オンライン懇親会に最適です。

 

コンセンサスゲームでは、個人ワーク→グループワークの流れを通じて、社員の考え方を深く理解し合えます。社員との議論の中で、自分と相手の価値観の違いを知り、コミュニケーションの重要性を再認識できるでしょう。

 

懇親会の企画として楽しみながらも、「論理的思考力・協調性・チームビルディング」といった組織に必要な能力の修得に役立ちます。

 

株式会社IKUSAでは下記の2種類のプランをご用意しています。

  • ジャングルサバイバル
  • 帰宅困難サバイバル

 

懇親会の雰囲気や目的に合わせてお好きなプランをお選びください。

コンセンサスゲームの資料ダウンロードはこちら

 

以心伝心ゲーム

以心伝心ゲームは、オンラインでも円滑に進められることから、オンライン懇親会の企画に組み込みやすいゲームです。

 

イラストしりとりゲームと同様に、参加者には紙とペンを用意してもらい、カメラオンで参加してもらえば、対面と同じように楽しめます。また、以心伝心ゲームは社員全員が参加できる点が特徴です。内向的な社員でも主体的に参加できるため、質の高いコミュニケーションが実現できるでしょう。

 

以心伝心ゲームをオンラインで実施する際に検討したいのが、オンラインに慣れているファシリテーターの起用です。オンラインでは、社員ごとにタイムラグが発生したり、映像や音声が乱れたりする恐れが考えられます。

 

些細なトラブルが発生しやすいオンラインで落ち着いて進行できると、満足度の高い企画になるはずです。

 

Bako

Bakoは、オンラインでできる謎解きパーティーゲームです。バーチャルの世界の中を自由に動き、さまざまな人と交流しながら謎解きのヒントを集めていきます。ゲームの世界に入り込んだような感覚で楽しめます。

 

とはいえ、参加する方法は指定のURLをクリックするだけです。アプリをインストールしたり細かい設定が不要だったりするため、手軽さも魅力です。

謎Bakoの資料ダウンロードや詳細はこちら

 

なりきりジェスチャーゲーム

なりきりジェスチャーゲームは、オンライン懇親会の企画にも最適です。

 

ルールは単純で、出題された「お題」に対して仲間に伝わるようにジェスチャーをします。ヒントなしで正解したら5点、ヒントありで正解したら3点などの追加ルールを設けてもおもしろいかもしれません。

 

本来なりきりジェスチャーゲームでは、自然と社員同士のコミュニケーションが期待できるアクティビティですが、オンラインでは少し注意が必要です。

 

理由としては、オフラインの場合は周りの表情を伺いながらジェスチャーできるため雰囲気をつかみやすいですが、オンラインの場合は相手の表情を読み取りにくく孤独に感じてしまう恐れがあるからです。

 

特にオンラインの場合は、周りの人がオーバーリアクションを心がけるなど、ジェスチャーをする人がやりやすいようなサポートが必要になります。

 なりきりジェスチャーゲームをやってみた動画はこちらです。ぜひ参考にしてみてください。

 

イラストしりとりゲーム

イラストしりとりゲームは、懇親会で定番の企画ですが、オンライン懇親会でも活躍してくれます。

 

オンラインでイラストしりとりゲームを行う場合は、おもに下記の2種類の方法が無難です。

 

  • Web会議ツールの機能を活用する方法(お絵描き機能やホワイトボード機能など)
  • カメラをオンにしてカメラに向けて直接フリップを掲げる方法

 

後者の方法ならWeb会議ツールの使い方に慣れていない社員でも気軽に参加できます。注意点としては、参加者が画面オンで参加する必要があることです。家庭の都合やプライバシーの関係で画面をオンにしたくない社員もいるかもしれないので、事前に確認しておくといいでしょう。

 

おみやげ謎

おみやげ謎は、「オンラインフードデリバリー」のプランの一つで、フードセットと供に謎解きが楽しめると話題のプランです。

 

みんなで同じ食事をとりながら、ビデオチャットを繋いで楽しむことはもちろん、懇親会後に家族とも楽しめる謎解きをご用意しております。

 

他の食事配達サービスとは一味違った「謎解き付きのフードセット」なら、オンライン懇親会が盛り上がること間違いなしです。

 

おみやげ謎では通常のパッケージプランに加えて、企業オリジナルの謎解きに変更できるカスタマイズプランがあります。詳しい内容は下記からご覧ください。

オンラインフードデリバリーの資料ダウンロードはこちら

 

オンラインクイズ大会・オンラインビンゴ大会

オンラインクイズ大会はリモート環境でも楽しめる定番の企画です。業務知識クイズや自社に関係のあるクイズを出題することで、楽しみながらも学びのある企画が実現できます。

 

懇親会の運営やイベントMCをすべて委託も可能です。通信環境さえあれば、各自宅から最大2,000名が同時に参加できます。

 

クイズ大会の結果に合わせて景品を用意してもよいでしょう。景品贈呈や結果発表など、細かいイベント内容はご要望に合わせてカスタマイズ可能です。

 

また、「オンラインビンゴ大会」をあわせて開催するのもおすすめです。

 

弊社オリジナルの配信システムを導入しており、手元にビンゴカードを用意しなくても実施できます。そのため、ご用意いただくのはビンゴ大会の景品のみとなっており、準備の負担を軽減できるのもポイントです。

 オンライン社内イベントプロデュースの資料ダウンロードはこちら

 

幹事を円滑に進めて会社の懇親会を成功させよう!

 

懇親会における幹事の役割から具体的な仕事内容まで詳しく解説しました。

 

懇親会の幹事は非常に仕事量が多く、懇親会の規模によっては一人だと難しい場合もあります。そんなときは、幹事の補佐を2~3人ほど募って負担を減らすことが大切です。

 

懇親会の成功は「幹事」の働きぶりに掛かっているので、事前に計画を立てて余裕を持って進めましょう。

 

 

 

 

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