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ガントチャートとは?作り方や便利ツール、ビジネス現場で活用するコツ

Project plan Gantt charts with shallow depth of field

「ガントチャートって何のこと?」「ガントチャートってどう使えばいいの?」とお悩みではありませんか?ガントチャートの存在は知っているものの、詳しい使い方や必要性についてはよくわからないという方は少なくないでしょう。

ビジネスの現場ではたびたび耳にするガントチャート。今回はガントチャートの概要をはじめ、作り方や作成時に便利なツール、ビジネス現場で活用するコツなどを解説します。

「ガントチャートを使いこなせるようになりたい!」と考えている方は、ぜひ本記事で理解を深めていってください。

ガントチャートとは?

African American Using Online Time Sheets On Computer And Phone

ガントチャートとは、進捗やスケジュールなどを管理するための表のことです。用途はさまざまですが、ビジネスの現場では主に「一目で進捗状況がわかるように」「誰が・何の工程を・いつまでにこなすのかがすぐわかるように」といった目的で、ガントチャートが採用されます。

ガントチャートの主な構成は、時間軸(日程)、タスク、各工程の担当者など。それぞれを表でまとめることで、あらゆる情報を一目で確認できることから、プロジェクト管理など情報が多い仕事で用いられることが多くなっています。

ガントチャートであらゆる情報をまとめておくことで、業務に関わるすべての人が簡単に状況を確認できるようになります。この他にも、スケジュールが遅れ気味になることを防いだり、早期発見しやすくなったりします。

また、チーム内で逐一報告し合わなくても、ガントチャートを見れば誰がどの作業を進めているのかが一目瞭然であるため、手間や時間の削減にもつながります。

ガントチャートのメリット

Project manager meeting with team for decision on planning milestones and deliverables, Gantt chart schedule on computer screen, 3 people in office

ガントチャートには具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。ここからは、ガントチャートのメリットを解説していきます。

タスクを把握しやすくする

ガントチャートのメリットとしてまず挙げられるのが、タスクを把握しやすくなることです。

新規プロジェクトの立ち上げなどでは、どうしてもタスクが多いため誰が何を対応するのか、といった情報がわかりにくくなりがち。ミスやトラブル、スケジュールの遅れなどが把握しにくく、後になってから深刻な問題に陥ることも。

ガントチャートなら、一画面の中に複数のタスクとタスクの担当者をすべてまとめて表示できるので、どのタスクがどれくらい進んでいるのか、どのタスクが完了しているのかなどが一目でわかります。そのため、チーム内での確認の手間を削減できます。

また、可視化しておくことで、タスクの漏れや対応忘れを防ぎやすくなります。タスクの進行を忘れてしまっても、すぐに気付きやすいため、ミスやトラブルによる被害を最小限に抑えられるでしょう。

複数人で情報共有をしやすい

複数人で情報共有をしやすいメリットは、ガントチャートならでは。使用するツールによって操作方法は異なりますが、基本的にガントチャートは複数の端末からアクセスできる場合が多くなっています。パソコンはもちろんのこと、スマホやタブレットなどからアクセスして、進捗情報を確認できます。

ガントチャートの作成者以外も編集が可能なので、自分のタスクが終わったら情報を更新できます。

複数人でプロジェクトを進行している場合、ガントチャートを作成しておくとお互いに手間を減らしながら進めていけるでしょう。

ガントチャートの作り方

Group Of Young Businesspeople Looking At Charts Attached On White Board In Office

ガントチャートを効果的に取り入れるためにも、具体的な作り方を見ていきましょう。

タスクを明確にする

ガントチャートを作る際には、まずタスクを明確にすることが大切です。

ガントチャートの大部分を占めるのは、タスク情報。プロジェクトにどのような工程があるのかを洗い出し、各メンバーがきちんと把握できるようにしておく必要があります。

プロジェクトのタスクを書き出していくと、「これはわざわざタスクとして挙げなくてもいいかな」と思う部分が出てくるかもしれません。しかし、細かなタスクも明確にしておくことで、思いがけずスケジュールが押してしまうリスクを避けることに繋がります。

大きなタスクはもちろんのこと、細かなタスクにも目を向けて抽出していきましょう。

タスクを細かく分解する

ガントチャート作成におけるタスクは、単純に工程を明確にしていけばいいわけではなく、各タスクの細分化も視野に入れることが大切です。

たとえば、企画立案のタスクがある場合、情報収集やコンセプトの決定、企画書の作成、企画書の修正などに細分化できるでしょう。細分化することで、より細かくスケジュールを管理でき、スムーズに進行しやすくなります。

1ヵ月単位のタスク、週単位のタスク、日単位のタスクといったようなイメージで細分化していくことで、チーム間で「どこまで進んでいるのか」がより明確に共有できます。

万が一スケジュールに問題が生じても、チーム間でサポートし合いながらプロジェクトを進行しやすくなるでしょう。

時間軸でタスクの進行を明確にしていく

プロジェクトに必要なタスクがすべて明確になったら、次は時間軸をベースに具体的な進行スケジュールを組み立てていきます。

どのタスクに何日かけるのか、細かな雑用を視野に入れて余裕を持ったスケジュール配分にするなど、無理のないスケジュール感で進行を明確にしていくことが大切です。

なお、ガントチャートを作成する場合は、横向きのバーグラフを取り入れることをおすすめします。横のバーに時間軸を設定し、縦軸に担当者を設定することで、誰がいつまでに何を進めるのかが明確になります。

担当者本人も自分のタスクを確認しやすくなり、見逃したり別のタスクと見間違えたりするリスクを回避できます。

また、複数人のタスクのスケジュールが一目でわかるメリットもあるので、見やすさ重視の方にもおすすめです。

定期的にスケジュールの見直しなどを行う

ガントチャートは「作って終わり」ではなく、定期的にチェックをしたり、スケジュールの見直しを図ったりする必要があります。

作成時はきちんとスケジュールを調整したつもりでも、いざプロジェクトが始まると想像以上に時間が押してしまうケースがあります。結果的に、設定したスケジュールでは進行が難しいと気付くことも珍しくありません。

そのため、ガントチャートは仮に完璧に設計したとしても、1ヵ月や3ヵ月など、定期的にスケジュールを見直す必要があります。ガントチャートを見てスケジュールが厳しそうであれば、その都度対応していきましょう。

ガントチャート作成に便利なツール

Gantt Project Management Chart Software In Office

ガントチャートを作成するにあたり、「作ったことがないからうまく作れるか不安」と思っている方も多いでしょう。

ここからは、初めての方でもガントチャートを簡単に作れる便利なツールをご紹介します。

Redmine

シンプルな操作性が魅力のガントチャートとして、おすすめできるのが「Redmine」です。

付箋を貼ったり、移動させたりするような感覚でガントチャートを作成できるので、初めてでも簡単に見やすい表ができます。編集や修正も直感的に行えるので、ツールを使いこなせるようになるまでに時間はかからないでしょう。

色分けやタスクのジャンル分け(細分化をグループ分けなど)も可能です。

TeamGantt

オンライン環境で使用できるガントチャートツールが「TeamGantt」です。パソコンはもちろんのこと、スマホやタブレットなどからもアクセスできます。世界的に有名な大規模企業も活用しているツールなので、信頼性の高さも魅力です。

タスクの進行率を「〇%」で表示できるなど、進行確認もしやすいツールであることから、多くのビジネス現場で導入されています。

Elegantt for Trello

比較的シンプルなガントチャートを作成できるのが「Elegantt for Trello」です。

Google Chromeの拡張機能で、タスク管理ツールとして展開されている「Trello」にガントチャート機能を追加するだけで使用できます。

タスクを一目で確認できるだけでなく、各タスクの担当者が写真つきで表示されることから、直感的に理解しやすいガントチャートが作成できるでしょう。

ガントチャートをビジネスで活用するには?

Week Task List Plan And Agenda On Mobile Phone

はじめてガントチャートを導入する現場を見てみると、使いこなせずに途中で断念するケースが少なくありません。せっかく作成したガントチャートが無駄になってしまうのは、非常にもったいないといえます。

ビジネスの現場で効果的に活用するためには、以下のポイントをおさえて導入しましょう。

  • スケジュールはある程度余裕を持っておく
  • タスクを詰め込みすぎない
  • タスクを細分化しすぎない
  • 進捗状況をガントチャートだけで済まさない

こうしたことを把握したうえでガントチャートを導入することで、効果的に活用できます。

まとめ

Young Happy Businessman Working With Gantt Chart On Laptop At Desk

ガントチャートは、ビジネスにおける手間や時間的なコストを削減できるといったメリットから、多くの現場で導入が進んでいます。作成は意外にも難しくありませんので、すぐにでも取り入れられるでしょう。

現在、タスク管理やプロジェクトの進行に課題や不安を感じている方は、ガントチャートを活用してみてはいかがでしょうか。

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