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2021.07.30

内定者研修のスケジュール作成6ステップ!内容や実施のポイントも解説

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内定者研修を計画する際には、入社までのスケジュールを考慮して実施時期を決めたいもの。また、企業と内定者の双方にメリットがある内容することで、より効果的な研修を行えます。

内定者が入社する前の準備期間にあたる重要な時期なので、スケジュール作成もポイントを整理した上で行いましょう。

この記事では、内定者研修の目的や入社までのスケジュールの決め方、内容とポイント、スケジュール作成方法、スケジュールサンプルを紹介します。

内定者研修の目的

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内定者研修のおもな目的は以下のとおりです。

  • 関係構築
  • スキルアップ
  • モチベーションアップ
  • 必要事項の伝達
  • 企業理解を深める

詳しく見ていきましょう。

内定者同士の関係構築

多くの内定者は、入社前に「人間関係がうまくいくか」「業務で成果を上げられるか」といった不安を感じています。とくに人間関係については、入社するまで社風やどういう社員が在籍しているのかなどが見えないこともあり、うまくやっていけるかと不安になりやすいポイントの一つです。

内定者研修で内定者同士の関係をある程度構築できれば、人間関係に関しては安心できるはずです。業務においては直属の上司や同じ部署の同僚と接することが多くなりますが、内定者同士で互いに相談し合える関係ができていれば、問題解決の一助になることが期待できます。

また、人間関係が構築できていると、内定者同士で情報交換を行い、互いに切磋琢磨できることもあるでしょう。内定者同士がよい関係であることは、入社後を想定した内定者に対するケアの一つといえます。

内定者に知識やスキルを与える

内定者研修で座学やグループワークなどを行うことで、内定者に知識やスキルを与えられます。新卒内定者は社会人経験が浅く、基本的なビジネスマナーや働き方などを理解していないことも少なくありません。

また、中途採用の内定者であっても基礎的な教育は必要ですし、業務で活用できる知識やスキルを与えることもできます。内定者研修を「内定者教育」ととらえ、スキルアップできる時間にすることが重要です。

内定者のモチベーション向上

内定者研修では、内定者のモチベーションを向上させることもできます。入社前には期待と不安が入り混じりながらも、「頑張っていこう」という気持ちの強い内定者もいますが、入社前に心が折れてしまうことも。

内定者研修で内定者のモチベーションを向上させ、入社後の定着率や成長速度を上げることが重要です。

入社までの必要事項の共有

内定者研修では、入社する時点で提出が必要な書類を渡したり、入社までに準備しておかなければならない必要事項などを共有したりする機会でもあります。とくに健康診断書や誓約書など、入社時にもらっておく必要のある書類は必ず渡しておかなければなりません。

入社時、または入社後に受け取っておくべき書類については、入社初日に受け取るように徹底することが重要です。企業によっては、入社後1ヵ月以内などのゆとりのある提出期日が設定される場合もありますが、期日を長めに取るほど提出率が低下し、受け取れなくなる可能性も。内定者研修を利用し、必ず入社日にすべての書類を提出するように促しましょう。

また、入社までに何をしておくべきかといった必要事項を内定者研修で共有することも欠かせません。たとえば、入社までに普通自動車運転免許を取得しておかなければならない場合には、内定者研修で念を押しておきましょう。

企業理念や経営方針などの理解を深める

企業理念や経営方針を理解すれば、入社後の行動指針や判断基準になります。入社後の新入社員研修などでも企業に関する理解を深めるための座学やグループワークを予定しているとしても、内定者の理解度を上げるためには、内定者研修でも触れておきたいところ。

企業理念を浸透させるためには、内定者全員で唱和をして頭と体で覚えることもできます。しかしそれ以上に、なぜその企業理念になったのか、企業が社会と接する上で何のためにその理念を浸透させる必要があるのかなどを丁寧に説明することが大切です。

内定者のなかには、企業理念に共感して入社を決意した人もいるかもしれませんが、そういう人ばかりとは限りません。入社前から時間をかけて説明し、理解を深められるように企業側も配慮する必要があるでしょう。

入社までのスケジュールの決め方

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内定が出てから内定者が入社するまでの期間は、半年から一年程度あることも。入社に至るまでの貴重な時間を無駄にしないために、スケジュールを決めておくことが大切です。

また、内定者でいる期間に企業との接点を持てないと、「企業から大切に思われているのか」「このまま入社して大丈夫なのか」などの不安を持たせてしまう可能性もあります。入社までの期間にも接点を持ち、内定者の不安を軽減するようにしましょう。

ここからは、入社するまでのスケジュールの決め方の一例を紹介します。

採用計画を確認する

企業にもよりますが、内定を出す時期が大きく異なる内定者がいる場合もあります。

たとえば、入社する1年前に内定を出した人と、3ヵ月前に出した人では、入社するまでの期間が異なり、スケジュールによっては内定者によって企業理解度や業務知識などに差が出てしまうことがあります。それによって内定者のモチベーションが低下することもあるので、注意が必要です。

採用計画を確認し、いつまで採用活動を行うのかによって、スケジュールが変わります。採用計画は期間ではなく人数で考えることがあるため、確定的なスケジュールの作成は難しいかもしれません。見込みでもよいので、おおよそいつまでに採用活動が終わるのかを想定してスケジュールを作成しましょう。

入社までに内定者が行うことを整理する

採用計画を確認した後は、入社時点までに内定者にどうなっていてほしいのかを整理します。

たとえば、入社までに取得しておく資格、語学力などのスキルや企業理解に関わるものなど、入社までに習得しておくべきことをまとめます。それらを整理することにより、いつまでに内定者に確認を取るべきなのか、企業としていつを目途に支援するのかなどが明らかになり、スケジュールを立てる際の参考になります。

内定者研修を実施する時期を決める

内定者が習得すべき知識やスキル、資格などが明確になれば、内定者研修を実施する時期の検討に入ります。

内定者研修を早めの時期に行うメリットとしては、その後の入社までの期間で内定者が自主的にスキルアップするための方向性がわかり、入社までに取り組めることなどが挙げられます。一方で、遅めの時期に行えば、内定者全員が足並みをそろえてスタートでき、内定者全員の関係構築がしやすくなるといったメリットがあります。

内定者が入社するまでに得るべき知識やスキル、保有しておいてほしい資格などがある場合には、早めに内定者研修を行うことをおすすめします。とくになければ、入社日の3ヵ月前頃に行っても問題はないでしょう。また、入社後に新入社員研修や新人研修を行う予定がある場合には、内定者同士で接する機会が多いため、全員の足並みをそろえておくことが大切です。

内定者研修の内容とポイント

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ここからは、内定者研修のおもな内容とポイントを紹介します。

内定式

内定式を単独で行う場合もありますが、内定者研修に含めることもできます。

内定式を行うことで、その企業に入社するという内定者の意識が高まることが期待できます。内定が出た時点では「入社するまでの期間をのんびり過ごしていこう」と内定者が考えていたとしても、内定式に参加することでスイッチが入り、入社準備を念入りに行うようになるかもしれません。

このように、内定式を行うことにより内定者のモチベーション向上につながる場合があります。前向きに取り組んでくれるきっかけになる可能性もあるため、内定者の意識向上には有効だといえるでしょう。

社長や代表者のあいさつ

内定者研修では、社長あいさつを行うことが少なくありません。社長のあいさつを聞くことで内定者の気が引き締まり、内定者研修により熱心に取り組むようになることが期待できます。社長または代表者のあいさつを行うことで、内定者の士気が高まりやすくなるでしょう。

各部署の代表者による講義

内定者研修で、存在する部署の業務内容や組織構造などに関する内定者の理解を深めたい場合には、各部署の代表者による講義を行うといいでしょう。

とくに新卒内定者は、企業の中にある部署の種類やその業務内容について知見がなく、具体的にイメージできていない場合もあります。企業によっては入社後に人事異動で他部署に異動になることもあり、さまざまな部署に関する知識を得ておくことは重要です。

また、事業責任者や部署の責任者の言葉を聞くことで、内定者のモチベーションが上がったり、目標ができたりすることもあるでしょう。

講師を招いて行う講義

内定者に学んでもらいたいことが明確である場合には、専門の講師を招いての講義が有効です。

講師は、アウトソーシングで内定者向けのセミナーを開催している企業や特定の分野の有識者などに依頼する方法があります。また、研修プログラムをサービス提供している企業に依頼することもできます。研修に関する知識や知見のある企業であれば、内定者への教育についても詳しい場合があるため、依頼することを検討することも大切でしょう。

グループワーク

グループワークでは、少人数のグループに分かれて、プレゼンテーションや共同作業、ゲームなどを行います。内定者同士でコミュニケーションを取ることで関係構築をできたり、コミュニケーションスキル、論理的思考力、想像力などのスキルアップになったりします。

グループワークの種類はさまざまですが、研修向けのサービスを利用することも一つの手段です。自社でかんたんに実施できるものもありますが、企業向けのサービスであれば、内定者のスキルアップやチームビルディングになることが考慮されている場合もあり、より効果的なグループワークになることが期待できます。

OJT

OJTでは、先輩社員が内定者に業務に関する教育をします。内定者の配属先がすでに決まっている場合、実際の業務を体験することで、内定者が入社後のイメージを具体的に持てるように。入社までにスキルアップしておくこともできるでしょう。

入社後にどのような業務を行うのかがわかっていないと、内定者が不安を抱く一因になる可能性が考えられます。OJTを行うことでその不安の解消に繋がるとともに、スキルアップも期待できます。

企業の考え方の共有

企業理念や方針を理解すると、仕事をする上での判断基準になります。また、意識を統一するためのチームビルディングにもなるので、組織としての一体感につながることもあるでしょう。内定者研修で企業理念について説明したり、仕事をする上でどのような考え方をすればよいのかを伝えたりすることで、企業理解が深まり、行動指針を持てるようになります。

企業の考え方を共有するには、企業理念の唱和をしたり、企業設立の背景などを丁寧に説明したりといった方法があります。なぜその企業理念を理解して行動することが重要なのか、理念に従って行動することでどのようないいことがあるのかを丁寧に説明しましょう。

また、内定者全員が入社後に企業理念に従って行動できるようになるためには、関係する社員全員の考え方が統一されていることが重要です。企業側が企業理念について説明するだけで、他の社員の行動が伴っていなければ、自分は他の考え方でもよいと内定者が感じてしまうおそれがあります。

企業の考え方に従って行動してもらうためには、内定者だけでなく社員全員が意識を統一して行動することが重要です。

内定者研修のスケジュール作成6つのステップ

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内定者研修当日のスケジュールを作成するには、6つのステップがあります。詳しく見ていきましょう。

STEP1.内定者研修を実施する目的を確認する

まずは内定者研修を実施する目的を整理します。それによって、内定者研修で何を行うのかが明らかになるためです。

目的としては、内定者同士の関係構築、企業理解を深める、入社に向けての必要事項の共有、内定者のスキルアップなどが挙げられます。内定者研修の実施目的を整理し、それに関係する内容を内定者研修に含めましょう。

STEP2.大まかな実施内容を決める

目的が決まったら、実施内容について検討します。スケジュールを作成する際には、何にどれくらいの時間をかけるのかを調整する必要があります。

内容もさまざまなので、まずは大まかな実施内容から決めることが重要です。たとえば、社長あいさつ、グループワーク、必要事項の共有の3つは必ず行うなど、まずは漠然とした内容を決めましょう。

STEP3.具体的な内容を決める

大まかな内容が決まったら、次に内容を具体化していきます。目的を考慮し、適切なものを選択しましょう。たとえば、グループワークを行うことを決めた場合には、内定者に学んでほしい知識や、スキルアップしてほしいことを明らかにしてから選択します。

また、グループワークを行う場合には、アイスブレイクを取り入れることが有効です。アイスブレイクとは、緊張をほぐすための取り組みのこと。自己紹介にアイスブレイクを取り入れると、内定者の緊張がほぐれ、コミュニケーションを取りやすくなります。初対面の人と関わることが多く、内定が出てから初めて企業と接する機会となる内定者研修では、多くの内定者が緊張しています。アイスブレイクを取り入れて内定者の緊張をほぐしましょう。

STEP4.時間を調整する

研修の具体的な内容が決まったら、時間調整を行います。ポイントとしては、重要度の高いもの、長時間かかるものを優先的にまず確保し、それ以外の内容の時間を調整します。

また、順番の調整も重要です。たとえば、社長あいさつは緊張感のある前半に行う、逆にグループワークは緊張がほぐれやすい後半に行うなどです。内容や目的などを考慮して時間を調整しましょう。

STEP5.細かなタイムスケジュールを決める

時間調整ができたら、細かなタイムスケジュールを決めます。具体的にすべての時間を細かく決めておき、休憩時間とは別に5~10分ほど調整用の時間を含めておけば、時間が押した際にも調整できます。

オンラインで内定者研修を行う場合には、インターネット接続やデバイスの不具合などで進行が遅れる可能性があるため、ゆとりのあるタイムスケジュールにしておきましょう。

STEP6.最終確認をする

スケジュールが完成したら、最終確認をします。内定者研修の最初から最後までを予定通りに進められそうか再検討し、問題がないか確認しておきましょう。

もし時間にゆとりがなさそうな箇所がある場合には、前後の調整を再度行います。予定通りに安定して進行できるよう、再確認まで含めて行っておきましょう。

内定者研修のスケジュールサンプル

内定者研修のスケジュールサンプルは以下です。

  • 代表者あいさつ(30分程度)
  • 座学(120分程度)
  • 昼休憩(45分程度)
  • グループワーク・体験会(90分程度)
  • 必要事項や入社までの過ごし方に関する情報共有(30分程度)
  • レポート作成(20分程度)

上記のサンプルは6~8時間程度で内定者研修を行う場合の簡易サンプルです。内定者研修の全体時間は6~8時間程度が一般的ではありますが、オンラインで行う場合には3~5時間程度の場合もあります。

一般的には、緊張感のある内容を午前中に行い、午後はグループワークや体験会などの参加型の内容を盛り込みます。

内定者研修を行う際には、レポート作成も欠かせません。レポート作成を通して、内定者研修で行ったことを振り返り、復習することで定着率の向上が期待できます。また、研修は内定者と企業側とのコミュニケーションの機会にもなるので、内定者が内定者研修に参加してどのように感じたのか、内定者の個性はどうなのかなどを企業側が知ることができます。内定者の特性や性格などを知るよい機会にもなるので、レポート作成を組み込むことも忘れないようにしましょう。

まとめ

Male and female new employees gaining on-the-job training

今回は、内定者研修のスケジュールについて紹介しました。

内定者研修は内定者にとっても重要なイベントの一つですが、企業にとっても貴重な人材の今後に影響する機会になるため、スケジュール作成から入念に行うことが重要です。また、内容についてもしっかり検討し、コミュニケーションの活性化や個人のスキルアップに繋がるものを選択するようにしましょう。

株式会社IKUSAでは、内定者研修におすすめのアイスブレイクやチームビルディング、研修プログラムなどのサービスを多数提供しています。オンラインで実施可能なものもあり、企業のニーズに合わせてサービスをご提案できますので、ぜひお気軽に問い合わせください。

東京私大経営学部卒のおとめ座。元板前サラリーマン。副業でライター・編集者として数千本の記事を制作し独立。だいたい色々書いている。Web漫画と馬と水の流れる音が好き。たまに料理人。まさかの既婚。ツイッター(@tomoshido)あります。

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