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研修の進め方とは?事前準備から実施までの流れ・プログラム作成方法も紹介

目次
研修を実施する際には、研修担当者が講師、資料、会場などに関する準備をしたり、当日のファシリテーションを行ったりする必要があります。
本記事では、研修の流れ、研修プログラムの作成ステップ、研修開始前の確認点・事前準備について紹介します。
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研修の種類
研修の種類は、業務のやり方を学んだり必要なスキルを習得したりする「OJT」、業務外の知識・スキルを身につける「Off-JT」に分けられます。
OJTの場合は、自社の業務に基づいて先輩社員がやり方や技術などを指導したり、経営者・役員や管理職などが経営理念・行動指針などの会社の考え方・価値観などを教えたりします。社内で完結させることが一般的ですが、外部の講師を招いて指導してもらい、社内に知見・ノウハウをためる場合もあります。
一方、Off-JTの場合は、研修会社やフリーランス講師などに依頼をするのが一般的です。講師を招き、業務に活用できたり、社会人に求められたりする知識・スキルを身につけることを目的として実施されます。
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研修の進め方
研修の進め方は、「OJT」、「Off-JT」により異なります。
以下では、それぞれの進め方の一例を紹介します。
OJTの進め方
- 講師(先輩社員または管理職)による講義
- 講師(先輩社員)による実演
- 受講者による実践
- 講師(先輩社員または管理職)によるフィードバック
OJTでは、講師による講義、実演、フィードバックを行うことが重要です。受講者が学び・実践を経てからフィードバックを得られることで、理解が深まり、業務で実践できるようになると期待できます。
Off-JTの進め方
- 講師(専門講師)による講義
- 講師(専門講師)によるワーク(個人ワーク・グループワーク)
- 受講者がワーク(個人ワーク・グループワーク)に取り組む
- 講師(専門講師)によるフィードバック
Off-JTでは、講師が主導して講義やワークを行い、フィードバックをしていきます。ワークの内容やフィードバックの仕方などは講師によって異なります。
また、研修内容にアクティビティを加え、工程ごとにフィードバックを挟むことで、受講者の主体性を高めたり、理解を深めたりすることができます。「あそぶ社員研修」では、謎解きゲーム、推理ゲーム、交渉ゲームなどのアクティビティを取り入れることで受講者の没入感を高め、専門講師による講義・ワークやフィードバックにより研修の学び・理解を深めることができます。
研修の事前準備から実施・振り返りまでの流れ
研修を実施する際には、目的を明確にしたうえで、内容を決めていくことで効果測定をすることができます。
以下では、目的を決めるところから、研修の効果測定までの流れを紹介します。
研修の目的・目標を決める
まずは研修を実施する目的を明確にします。たとえば、以下のような例が挙げられます。
- 新入社員に基礎的なコミュニケーションスキルを身に着けてもらう
- 若手社員の離職率を改善させるため同期のチームビルディングをはかる
- 中堅社員・管理職のハラスメント対策をおこなう
目的を明確にする際には、まず「対象者」、「課題・問題」を書き出します。研修期間が長かったり、さまざまなテーマの研修を盛り込んだりする場合には、複数の目的があっても問題ありません。
その後、目的をより具体的にしていきます。たとえば、「なぜ新入社員が基礎的なコミュニケーションを見つける必要があるのか」を明らかにすることで、受講者に研修の重要性を説明できたり、適した内容の研修プログラムを作成することにつながったりします。
また、研修の目標(到達目標)を決めることも重要です。目標が明確であれば、効果測定をおこなった際に、成果が十分であったかをはかることができます。
研修プログラムをつくる
目的や目標が決まれば、研修プログラム内容を決めていくことができます。研修プログラムの作成手順について詳しくは後述しますが、目的に対して、それに紐づく項目を挙げて、タイムスケジュールのなかに当てはめていく方法がおすすめです。そのようにすることで、研修を実施する目的に沿った内容にすることができます。
また、年間、半期、数ヵ月など、長期的に研修を継続していく場合には、研修カリキュラムを作成する場合もあります。研修プログラムは1日~2日程度の期間をあけずに実施する研修1回分のプログラムを指します。一方、研修カリキュラムは、複数回の研修をまとめたものです。
研修講師を決める
研修内容が決まったら講師を決めます。講師のアサインする方法としては、「研修会社を利用する」、「フリーランス講師に依頼する」、「専門家に依頼する」などが挙げられます。
研修講師を決めるのは、研修プログラムを作成してからにするのがおすすめです。研修の講師には各々の得意分野があったり、自身が作成した研修プログラムを持っていたりするため、研修の目的や研修プログラムに合う講師を探すことで、目的・目標に対して適切な内容にすることができます。
研修の準備をする
研修内容の決定、講師の選定まで済んだら、研修の準備をするステップに進みます。直前には、スケジュールに無理はないか、プログラムは適切かなど、問題がないか講師と入念に確認しながら打合せをすることが大切です。
また、研修を実施する際には、リハーサルをおこなうことも重要です。研修の進行を担当するファシリテーターが台本の読み合わせをしたり、当日と同様にプロジェクターなどの電子機器を動作させたりして、研修の当日に円滑に進行するための準備をしておきましょう。
効果測定を実施する
研修が終わったら効果測定を実施し、次回以降に活かすことが重要です。研修効果をはかる方法としては、アンケート、現場からのフィードバックなどを通じて、「研修の達成度」、「研修によるスキルアップの程度」などをはかるのがおすすめです。
効果測定をおこなう際には、具体的に、何人の受講者が、どの達成度にまで至れたかを定量的(数値)に測定し、その要因を分析していくことが大切です。そのようにすることで、どのような研修をすれば、どれくらいの成果が得られるのかを推測するための根拠となり、改善にもつながります。
研修プログラムの作成方法
以下では、研修プログラムの作成方法を紹介します。
研修テーマを項目として挙げる
まずは研修に取り入れるテーマをピックアップします。新入社員研修を例とすると、「経営理念・MVVの浸透」、「ビジネスマナーの習得」、「コミュニケーションスキルの習得」、「OJT」などが挙げられます。また、「懇親会・親睦会」を実施する場合は、合わせてテーマとして挙げておくことが大切です。
研修テーマを項目として挙げすぎると期間内におさまらなくなることもありますが、必要な項目であれば、研修の期間を延長することが適切な可能性があります。研修プログラムを作成する際には、必要な研修テーマを項目としてすべて挙げておきましょう。
おおよそのタイムスケジュールをつくる
研修に取り入れるテーマを上げたら、おおよそのタイムスケジュールを決めます。研修テーマの項目を当てはめ、おおよその時間を書いておきます。
この段階では、詳しいタイムスケジュールを作成せず、研修内容・講師によって柔軟に調整できずようにしていくことが大切です。具体的には、各テーマを2~3時間で割り振っておきます。
おおよそのタイムスケジュールの例
- 挨拶(研修担当者○○):10~15分
- アイスブレイク(※自己紹介ゲーム):10~15分
- 経営理念・MVVに関する講義:2時間(休憩15分)
- 昼食・休憩:1時間
- ビジネスマナーに関する講義:2時間(休憩15分)
- コミュニケーションスキルに関する講義:2時間(休憩15分)
- 振り返り・フィードバック:30分
- アンケート記入:15分
各項目の内容を詳しく決めていく
おおよそのタイムスケジュールが決まったら、各項目の内容を詳しく決めていきます。たとえば、「コミュニケーションスキルに関する講義」であれば、「聞く力(傾聴力・態度)」、「伝える力(プレゼンテーションスキル、論理的思考力)」のように、受講者に学んでもらいたいスキルを書き出します。
各項目の内容が書けたら、講師のアサインや会場の手配などをおこないます。内容を書き出しておくことで、講師をアサインする際の参考にできたり、講師との打合せの際に活用できたりします。
完成版のタイムスケジュールを作成する
各項目の内容が決まったら、最後に完成版のタイムスケジュールを作成します。研修をおこなう当日に調整することができるように、15分程度の休憩時間を各項目の間に設けておくとよいでしょう。また、昼食時間を長めに設定しておくのもおすすめです。
事前準備・確認点
以下では、研修の事前準備・確認点を紹介します。
会場レイアウト
打ち合わせ通りのレイアウトになっているか、また実際の配置をみて違和感がないかチェックしましょう。プロジェクターに映し出す映像、マイクの音量など、受講者視点でチェックします。
研修の効果を高めるには、会場レイアウトが重要です。たとえば、受講者が座る席からモニターが見えにくかったり、隣の受講者との距離が近かったりすると、受講者の集中力や理解度に影響が出る可能性があります。
備品・設備
研修で使用する備品・設備が問題なく使用できるか確認します。ホワイトボード用マーカーのインクは切れていないか、ワイヤレスマイクの電池切れはないかといった点は見落としがちなポイントです。またプロジェクターは複雑な設定が必要なケースもあるので、会場側に許可をもらい、一度試しに動作させることも重要です。
他にも照明の位置やエアコンの操作方法、緊急時のフロントへの連絡先など確認しておくべきことは多くあります。その他にも、コートをかけるハンガーの数、コピー機の場所・コピー用紙の枚数、懇親会の会場など、円滑に研修を進めるために確認しておく必要のある項目を挙げて、チェックリストを作成しておきましょう。
タイムスケジュールの共有
会場利用可能時間内にスケジュールが収まっているかなど、再度タイムスケジュールの確認をして、研修講師や受講者に共有しておくことが大切です。また、プロジェクターなどの設備利用や、フードサービス業者などの業者が来る場合には、研修会場の運営者にタイムスケジュールを共有しておくことも重要です。
物品の確認
物品が届いているかチェックすることも大切です。研修で使用する物品が不足していると、研修の進行が難しくなる可能性もあります。配送だけでなく、きちんと届いたかどうかも確認しておくのがおすすめです。配送した物品の追跡が可能なように、事前に伝票番号を控えておくとよいでしょう。
講師への心配り
水やおしぼりは準備されているかなど、講師が気持ちよく講義ができるように配慮することも大切です。講師が会場に到着したら、レイアウトに問題が無いか、新たな配布資料はないかといった確認をすることも重要です。
研修を実施する際には、講師とのコミュニケーションが不可欠です。講師に対する配慮をすると同時に、希望通りの研修にできるように講師からも歩み寄ってもらう必要があります。
まとめ
本記事では、研修の進め方、準備から効果測定までの流れ、研修プログラムの作成方法を紹介しました。準備から実施・効果検証まで円滑に進め、研修の効果を高めましょう。
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