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2021.04.26

社内研修の進め方や手順を解説!研修では事前準備が重要

研修担当者にはじめて抜擢されると、なにから手をつけていいかあたふたしますよね。とくに社内で明確な業務フローが存在しない場合、暗中模索の状況になるでしょう。

本記事では研修業務の初心者向けに、研修の進め方や手順などを紹介します。この記事を読めば、なんとなくでも研修業務の流れがつかめますので、参考にしてください。

研修の流れ

研修は適切に進めないと十分な効果が得られません。素案作成から実施に至るまで、効率よく進めるための業務フローを紹介するので参考にしてください。

①研修の目的を決める

まずは研修の目的を決めましょう。「なぜ研修を行うのか」「研修で従業員にどう成長してもらいたいのか」などを確定しましょう。研修の目的が明確でないとカリキュラムの内容が決まりません。したがって目的決定はとても重要です。

目的決定後は、目標設定も忘れずに。目標とは目的を達成するための具体的なアクションのことです。

たとえば「グローバルに活躍できる人材を育成したい」が目的ならば、目標は「ビジネスレベルの英会話を流暢に話せる」「日本語をふくめ最低3つの言葉が分かる」といった風になるでしょう。最適な研修プランの策定のために、目的と目標の設定は確実かつ丁寧に行ってください。

②プロジェクト内容を決める

目的や目標が決まれば、その内容に沿ったプロジェクト内容を決めます。たとえば新人研修の目的は、基本的なビジネスマナーを身につける、企業理念や経営者の考えを意識に刷り込ませるといった点になるはずです。

この目的からすると、研修内容は「ビジネスマナー研修」や「企業理念の説明等のプログラム」などに決まるでしょう。また基礎的なビジネススキルも習得する必要があるので、職種別のカリキュラムも準備する必要があります。

できる限り目的・目標に設定した項目を網羅できるようプログラムを意識しましょう。経営層や従業員に対しアンケートやヒアリングを実施し、研修に求めることを聞いてみると必要なプログラムがより明確になります。

③研修講師を決める

研修内容が決まったら講師を決めます。講師の選任方法は「社内の人間に講師を頼む」「外部講師に依頼する」の2パターンが考えられます。

社内講師に依頼する場合、費用がかからず、自社独自の研修が実施できる点がメリットです。一方、研修の質が担保できるかどうかは疑問が残るところ。また、あらかじめ研修講師のスキルを身につけるための研修が必要になるかもしれません。

外部講師に依頼する場合、相手は経験・実績が豊富なので、一定のクオリティは確保できるでしょう。ただし相応の費用が必要です。このように外部講師、社内講師どちらも一長一短あります。効果が高い研修を望むならば、外部講師に依頼した方が安心でしょう。

④研修を実施する

研修内容の決定、講師の選定まで済んだら、研修を実施するステップに移行しましょう。研修開始直前は、スケジュールに無理はないか、プログラムは適切かなど、講師と入念に打ち合わせします。

当日は急病人の発生や受講者の持ち物が盗難されるといった不測の事態が生じる危険もあります。想定しうるリスクに対し、事前に対応策を考えておきましょう。研修中は受講者が内容を理解できているか観察し、研修についていけていない様子が見受けられるなら、声をかけるなどの配慮を要します。

⑤研修効果を測定する

研修が終わったら効果測定を実施しましょう。研修の効果を測定することで、翌年度以降の研修内容を改善できます。

効果測定では「研修で学んだことを活かして行動変容がなされた結果、業績にどのような影響を及ぼしたか」まで測定できればベストです。研修を行ったからといって即座に業績アップにつながるわけではない点は注意してください。

慣れ親しんだ業務プロセスを捨て新しいものを取り入れることは簡単ではなく、行動変容がなされるまでには時間が必要です。3ヵ月や半年、場合によっては1年以上の期間が必要なことも考慮し、効果測定を行う時期には配慮が必要です。

研修プログラムの作成ステップ

研修準備の肝が研修プログラムの作成です。研修実務をはじめて担当する方にとって、どのように研修プログラムを構築すべきかわからない場合も多いでしょう。ここでは研修プログラム作成の基本的なステップを紹介します。

ステップ①研修で取り上げる項目の決定

研修の目的や目標を達成するのに必要な項目を提案していきましょう。次に各項目の類似点を見出し、分類します。分類が済んだら優先順位をつけていきます。

列挙した項目を一つの研修で網羅できない場合は、「本当にその研修で取り上げる必要があるか」の観点で項目を絞っていきましょう。

ステップ②大まかな流れの作成

研修内容が決定したら、それらを並べ替えて大まかな流れを作ります。たとえば「特定の業務の手順」の習得を目指すならば、実際の手順どおりに構成を組み立てる必要があります。

ステップ③時間配分の決定

大枠の流れが構築できたら、トータルの時間の範囲内で各単元の時間配分を決定します。1単元は長くても90分以内にとどめましょう。90分におさまらないようであれば、単元をわけた方が無難です。

また「講義→演習」の流れを1単元として考えることで、短時間にインプットとアウトプットがなされるため、知識の定着がはかれます。

研修開始前に確認すべきこと

研修担当者としては、研修当日を滞りなく乗り切ることも非常に重要な業務です。研修でトラブルを起こさないためには、徹底した事前準備が求められます。

研修確認前にチェックすべき項目を紹介するので確実に押さえましょう。

会場レイアウト

打ち合わせ通りのレイアウトになっているか、また実際の配置をみて違和感がないかチェックしましょう。プロジェクターに映し出す映像、マイクの音量など、受講者視点でチェックします。

備品・設備

研修で使用する備品・設備が問題なく使用できるか確認します。ホワイトボード用マーカーのインクは切れていないか、ワイヤレスマイクの電池切れはないかといった点は見落としがちなポイントです。またプロジェクターは複雑な設定が必要なケースもあるので、会場側に許可をもらい、一度試しに動作させることをおすすめします。

他にも照明の位置やエアコンの操作方法、緊急時のフロントへの連絡先など確認しておくべきことはたくさんあります。

また次に挙げるような備品・設備関連の項目も忘れずに。

  • コートをかけるハンガーの数(冬場の場合)
  • コピー機の場所、コピー用紙の枚数
  • 懇親会の会場、大浴場、ランドリーの位置

タイムスケジュール

会場利用可能時間内にスケジュールが収まっているかなど、再度タイムスケジュールの確認してください。施設スタッフとあらかじめタイムスケジュールを共有しておけば、どの程度まで延長が可能か聞きやすいでしょう。

講義やグループワークの時間のみならず、休憩や食事の時間も十分に確保できているか、確認が必要です。

荷物

事前に会場へ郵送した備品や研修参加者の持ち物が届いているかチェックしてください。コロナの影響で物流網が麻痺し、通常時よりも時間がかかる可能性があるため、余裕をもって配送手続きを済ませましょう。

荷物の追跡が可能なように、事前に伝票番号を控えておくことは必須です。研修後の郵送手続きについても、できるならば研修が始まる前に確認しておきましょう。

講師への心配り

水やおしぼりは準備されているかなど、講師が気持ちよく講義ができるような配慮も求められます。講師が会場に到着したら、レイアウトに問題が無いか、新たな配布資料はないかといった確認も必要です。

まとめ

研修本番を滞りなく実施するためには、事前準備がなによりも重要です。とくに研修目的の設定をはじめとする研修プログラムの作成方法は、本記事で紹介した基本的な流れをもとに漏れがないようにしましょう。

研修担当者がやるべきことは多いですが、滞りなく研修を終えられれば大きな充実感を感じるはずです。本記事を参考にして周到に準備し、研修を成功させてください。

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