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更新日：2024.06.12

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オンライン研修でコミュニケーションを活性化させるコツを紹介！

テレワークやリモートワークでも従業員が研修を受けられるように、オンライン研修を取り入れる企業が増えているようです。

しかし主催者も参加者も、オンラインでの研修に慣れておらず、うまくコミュニケーションがとれず苦戦していることも少なくありません。うまく実施できても、モチベーション維持や研修の効果がなかなか出ないなどの悩みが出てくることも。

この記事では、オンライン研修でコミュニケーションを活発化させるコツや具体的な方法などを紹介します。活用すべきおすすめのサービスも紹介しているので、参考にしてください。

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オンライン研修ならではのコミュニケーションの難しさ

オンライン研修は、従来の集合型研修と比べて、どうしてもコミュニケーションがとりにくい部分があります。オンライン研修でのコミュニケーションの難しさは、どのようなところにあるのでしょうか。

講師→受講者の一方通行になりやすい

参加者と違う場所で話しているためか、資料を配るだけでは、研修内容を理解してもらえないケースがあるようです。オンライン研修は、オンライン環境という特性上、受講者一人ひとりの表情や理解度が把握しにくい面があります。

また、対面での研修であれば、受講者と同じ場所に複数のスタッフを配置すれば、研修中であっても細やかなフォローができます。受講者の表情も見えやすいため、講師も受講者の状況に合わせながら話しやすいでしょう。しかしオンライン研修の場合、研修が進んでいくなかで各受講者のフォローを行うのも難しくなります。

こうした結果、とくに慣れていないと、講師が資料に書いてあることを一方的に話す講義スタイルになりがちです。

タイムラグが生じる場合がある

通信環境によっては、音声が遅く聞こえたり動作が遅く伝わったりしてタイムラグが生じます。

オンライン研修の場合、主催者側の通信環境と参加者側の通信環境が整っていなければスムーズに実施できません。一方の通信環境が良くても、もう一方の通信環境が不安定だと講師の話にタイムラグが生じたり、画面が停止したり、動画の動きが止まったりしてしまい、スムーズに受講できなくなる恐れがあります。

またチームビルディングなどワークショップやロールプレイング型のオンライン研修の場合、参加者同士で意見交換をする機会が増えます。つまり参加者の通信環境が不安定になってタームラグが生じると、受講者全員の作業を止めてしまうことになりかねません。

参加者の表情がわかりにくい

前述のとおり、参加者の表情がわかりにくいのもオンライン研修ならではの難しさです。

対面であれば、講師は会場を見渡すだけで、だいたいの人の表情がわかり、興味を持って聞いてくれているかどうかなども比較的わかりやすいでしょう。従来型の研修であれば、受講者の表情や雰囲気、態度といった非言語情報を把握しやすくなります。

一方でオンライン研修の場合、非言語情報が読み取りにくくなります。オンライン上では、実際の表情と違って見える場合があるためです。たとえば「理解できたように見えるけど、実際は理解できていない表情だった」というように、オンライン環境が原因で講師に間違った情報が伝わる場合があります。

さらに受講者全員の表情がわかりにくく、受講者一人ひとりに合わせたコミュニケーションもしにくいといえます。受講者の人数が増えると、参加者全員の表情が確認しにくくなります。結果、参加者の熱意や理解度を確認できず、進めることになってしまいがちです。

参加者が発言しにくくなる

オンライン研修では、参加者が発言しにくい場合もあります。画面越しだと他の人が発言するタイミングがわかりにくい、挙手やチャット入力をしても気づかれにくいといったことが理由として挙げられるでしょう。勇気を出して発言してみたら、他の人の発言のタイミングと重なって気まずい思いをした……ということも、オンラインの場面では珍しくありません。

オンライン研修は、おもにGoogle MeetやZoomなどのWeb会議ツールを利用して行います。ミュートのON・OFFの切り替え、チャット、挙手、リアクションなど、オンライン研修中に使える機能があるツールも多いので、「質問があるときはまず挙手機能で通知する」「話す人以外はミュートにする」など、事前にルールを決めて活用しましょう。

集中力が途切れやすい

参加者や講師が同じ場所にいないため、集中力が途切れやすくなります。従来の研修であれば、一緒に研修を受けている同僚や上司などの目がある、いつもと違う場所であるといったことから、場に緊張感が生まれます。

一方でオンライン研修の場合、多くは自分一人で受講することも多く、さらに自宅などのプライベートスペースから参加できることもあり、ついだらけてしまう人も一定数いるようです。

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オンライン研修でコミュニケーションをとれないとどうなる？

オンライン研修でうまくコミュニケーションをとれないと、以下のようなことが起こってしまうかもしれません。

相手に誤解を与える

うまくコミュニケーションがとれないと、意図していない内容が伝わり、誤解を生むおそれがあります。

研修の内容はもちろんですが、講師と受講生のコミュニケーションも重要です。講師と受講生がお互いにコミュニケーションをとれれば、お互いの理解度がわかり、講師もその人が正しく理解するために必要な情報を伝えやすくなるでしょう。

しかし受講生とうまくコミュニケーションがとれなかった場合、内容が理解できなかったり、間違った内容を理解したまま研修を終えてしまったりする受講者が増える可能性もあります。

一方的に話すスタイルの研修に

オンライン研修は、とくに受講生側から講師へのコンタクトが難しく、工夫しなければ一方的に講師が話すだけの研修になってしまいます。

一方的な研修は、ただの映像授業と変わりません。受講生側のモチベーションも上がらず、さらには質問や議論なども生まれず成果が出にくくなってしまうのです。

活発な議論が生まれない

議論したくてもコミュニケーションがとれず、場が盛り上がらないこともあります。

オンライン研修は、従来型の研修と比べると双方向のコミュニケーションが難しい研修形態です。たとえば講師が場を盛り上げようと「これについてどう思いますか？」と受講生に質問を投げかけても、「こう思います」という受講生がポツポツ出るぐらいで、あまり場が盛り上がらずに研修が終わるケースも珍しくありません。

集合型研修であれば、議論が交わされることによって場の空気が暖まり、その空気で他の受講生のモチベーションも上がるということが往々にして起こります。しかし、オンライン研修ではそういった「場の空気」が生まれにくく、盛り上がりにくいといえます。

オンライン研修でコミュニケーションを活性化させるメリット

オンライン研修でコミュニケーションを活発化させると、以下のような効果が期待できます。

仕事のミスが減る

意思疎通ができるようになって、仕事のミスが減ることが期待できるでしょう。職場で起こるミスの大半はコミュニケーション不足によるものです。

たとえば「今日までにやってほしいと部下にお願いしていた資料ができていなかった」という状況になる原因は、上司と部下のコミュニケーション不足だと考えられます。お互いに進捗確認をこまめにやっておけば、当日になる前にできていないことがわかり、上司も部下のフォローをするといった対策ができていたはずです。

このように、意識的にコミュニケーションを取ることによって仕事上のミスを防ぐことに繋がります。

生産性を上げやすくなる

生産性アップに繋がるのもメリットです。コミュニケーションが活発になると、「じゃあ私はこれを、あなたはこれをお願い」など、業務分担もスムーズに進むでしょう。

また、業務進捗などをこまめに確認することによって、それぞれの業務が滞りなく進んでいるかどうかを確認できます。何より進捗が滞っている場所があれば事前にフォローしたり、悩んでいる社員を見つけたりしやすくなります。その結果、業務の生産性向上に繋がるのです。

部署内でさまざまな意見が飛び交う

さまざまな意見が飛び交って、議論が活発化する可能性もあります。

オンライン研修では、普段交流したことのない人たちが一緒のテーブルで研修を受講・議論することも少なくありません。そのため、「なるほど他の部署の人はこう考えるのか」など別の視点の考え方を知る良いきっかけとなることが多いのです。

こういったオンライン研修がきっかけで、他部署間の交流が活発になり、今までにない意見やアイデアが生まれることに繋がります。

お互いの価値観や考えがわかりやすくなる

お互いが話しやすくなり、今まで知らなかった相手の価値観がわかるようになる可能性があります。

オンライン研修では、業務中には把握しきれていなかったその人の考え方や価値観などが見えやすいといえます。そうした部分を見ることは、メンバー同士の相互理解に役立ちます。

たとえば、チームのリーダーに反感を持っていたメンバーがオンライン研修を経て「この人はこういう価値観や考え方を持っているんだ」と理解して、反感がなくなるケースも。オンライン研修でお互いを知る機会ができることで、チームメンバー同士の価値観を理解し合い、その後の業務にいい影響を与えられるのです。